期間按分計算は大変!「エクセル管理」と「システム管理」どっちを選ぶ?

経理業務において、エクセルで期間按分科目の管理をしている経理担当者も多いのではないでしょうか?

正しい試算表を作成するには正しい按分計算が不可欠ですが、管理科目のボリュームが膨らむほど大変な作業になります。

本記事ではそんな負担を軽減するため、按分処理のツールとして存在する「エクセル管理」、「システム管理」におけるメリット、デメリットをあげ、それぞれの管理方法を徹底比較していきます。

期間按分が必要となる科目は幅広い

「按分」とは、特定の基準の数を比例した割合で割り振ることであり、経理業務で按分計算は比較的多く発生する作業のひとつです。期間按分計算を必要とする科目は幅広く、管理科目が多くなるほど正確な管理が大変です。

期間按分科目と聞いて真っ先に思い出すのが、「商品等の資産やサービスの支配が移動した時点」で振替をする「前受金」や「前払金」ではないでしょうか?これらの科目は顧客別、案件別、期間別に管理することが必須で、作業ボリュームが膨らむ現状があります。

また「売掛金」の分割入金や「買掛金」の分割支払においても、「前受金」や「前払金」と同じような管理が必要です。さらに「敷金や保証金の償却」や「減価償却費」など、期間按分が必要な科目は多岐に渡ります。

期間按分科目の管理課題

期間按分が必要な科目は「資産」「負債」「資本」と幅広く、按分期間も「短期」から「長期」までさまざまです。これら全てに顧客や案件別、対応期間別での正しい管理が要求されますが、管理件数が多くなればなるほど複雑になってしまいます。

複雑になるほど作業工数が膨れヒューマンエラーも起こりやすくなってしまうので、注意が必要な会計処理のひとつです。この複雑になりがちな処理を効率よく正しく行い、振替と残高管理を正確に行うのが最大の課題です。

どのように期間按分科目を管理する?

次に、期間按分科目の管理方法について詳しく説明します。

期間按分科目を管理するにはまず、期間按分金額の対象期間を正確に把握します。対象期間は、数カ月と短期なものから、数年と長期に渡るものもあるでしょう。この按分期間を誤ってしまうと計上金額が誤ってしまうため、請求書や契約書などで正しく把握することが大切です。

実際に按分科目を管理する方法としては、「エクセル管理」や「システム管理」などが一般的です。どちらのツールにもメリットとデメリットが存在します。それぞれの管理方法を掘り下げてみましょう。

エクセルでの按分科目管理方法メリットとデメリット

経理担当者の必需品であるエクセルは、とても身近で非常に利便性の高いツールです。筆者も経理担当者としてエクセルを駆使して日々の業務をしています。エクセルのメリットは自由に作表ができ、担当者が必要な数字をアレンジ集計できることにあります。ただし、そのエクセル表を共有することは少なく、担当者のオリジナル管理表になってしまう傾向が強いです。誤りが発生した場合、気づきにくいというデメリットも持ち合わせています。

さらに、期間按分科目の管理として下記の条件の場合は、一覧表にすることで管理がとてもしやすくなるでしょう。

  • 管理件数が少ない
  • 按分期間が短い
  • 按分期間が一律

ただし、管理件数が多くなったり按分期間がさまざまであったり、按分期間が長期になったりしていくと、複雑さを増しエクセルでの管理では難しくなります。

システムでの按分科目管理方法メリットとデメリット

「エクセル管理」のデメリットを補う方法として、ソフトウェアを使った「システム管理」が有効です。必要事項を登録すると自動計算をしてくれるので、誰が行っても同じ結果を得ることができ、ヒューマンエラーを最小限にできます。さらに、情報を共有することも可能なので、誤りが発生した場合に第三者視点で気付ける可能性があるのもメリットでしょう。

システム管理では自動計算をして振替金額、残高まで管理してくれるので、エクセル管理では複雑になる下記条件でも、作業工数が膨らむことなくスムーズに処理できます。

  • 管理件数が膨大
  • 按分期間が長期(数年単位)
  • 按分期間が案件ごとに異なる

ただし、システムを導入するには導入費や修繕費、保守料等のランニングコストが掛かります。また、希望する管理表のアレンジができないなどのミスマッチが起こる可能性があるので、導入の際は綿密なリサーチが必要です。

まとめ

按分科目の管理方法として、「エクセル管理」と「システム管理」についてご紹介してきました。それぞれメリット、デメリットがあるので環境に合った管理方法選択することが大切です。作業負担を減らし、余裕をもって業務に取り組めるように工夫していきましょう。

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