テレワークを可能にする請求業務の改善ポイントとは?

テレワークは従来から提唱されていましたが、新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受けて、多くの企業がその導入を進めています。経理部門においては、紙の利用や押印制度のために、特に請求書業務などの一部の業務がテレワークの弊害になっていることも事実です。本記事では、経理部門の継続的な請求書業務におけるテレワーク移行の支障となる問題点やその改善ポイントなどを解説いたします。これにより、経理部門のテレワークがより一層推進することを期待します。

経理部門のテレワークの目的·メリット

テレワークとは、厚生労働省の定義によると、情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方といいます。Tel(離れて)とWork(仕事)を組み合わせた造語で、要するに本拠地のオフィスから離れた場所で、ICTを利用して仕事をすることをいいます。テレワークは働く場所で分けると、主に自宅で働く在宅勤務、移動中や出先で働くモバイル勤務、 本拠地以外の施設で働くサテライトオフィス勤務がありますが、本記事では、経理部門のテレワークとして一般的な、在宅勤務をテレワークとして扱います。

主にテレワークの目的·メリットとしては、以下のようなことがあげられます。

(1)業務生産性の向上

在宅勤務の生産性向上については、効果に実感がないという意見があるものの、スタッフ職などであれば、電話や来客、業務以外の私語などがなくなるため、デスクワークを中断されずに業務に集中できることから、一般的には生産性が上がることが期待されます。

(2)優秀な人材の採用や従業員の離職防止

在宅勤務制度があれば、産休明けでも就業を継続しやすくなります。また、介護と仕事の両立も実現しやすく、家族の転勤があった場合でも、離職せずに在宅勤務で就業を継続する事例も出てきています。このように、経験を積んだ社員の離職を防ぐことができるとともに、テレワークで働きやすい環境を整備することは、優秀な人材の採用にも有利に働きます。

(3)ワーク・ライフ・バランス向上

在宅勤務の場合、通勤時間が無くなるため、その時間を自己啓発や健康管理のための睡眠、家族と過ごすための時間に利用することができます。また、保育園などへのお迎えにも行きやすくなり、介護や家事の時間の確保もしやすく、怪我や病気の時にも回復するまでは在宅勤務できるなど、ワーク·ライフ·バランスの向上に繋がります。

(4)コスト削減

在宅手当や情報システム設備への対応など、テレワーク導入のためのコストがかかるものの、テレワーク導入に併せたオフィスのフリーアドレス化によるオフィス賃料·電力などの関連コストの削減や、通勤回数が減ることによる通勤費の削減が可能になります。

(5)事業継続性の確保

自然災害や新型インフルエンザなどのパンデミック発生時など、普段から在宅勤務をしていれば、非常事態が発生しても在宅勤務で事業継続が可能です。

テレワークに移行できない請求業務の問題点

テレワークに関しては上記のメリットがあるものの、経理部門でテレワークが進まない理由として、特に継続的な請求業務に関して以下のような問題点があります。

(1)紙を利用した請求業務

請求業務は、請求書が紙を利用することがほとんどであることから、請求書の印刷·封入·発送作業のために、必然的にオフィスに出勤しなければなりません。仮に在宅勤務で請求書発行業務を行うことを可能とした場合でも、プリンターや用紙·封筒·切手など、機器や事務消耗用品の確保の困難さに加えて、紛失盗難時の情報漏洩リスクなどの問題点があります。

(2)請求書への捺印

(1)とともにテレワークに移行できない問題点として、紙の請求書に社印を押印するルールがあります。印鑑は自宅など社外に持ち出すことができないため、印刷が可能になったとしても、押印のためにオフィスに出勤しなければなりません。発送は一定日に集中させることも考えられますが、再発送など不定期な発送にも対応しなければならず、出社日が増えざるを得ません。

その他、テレワーク移行における特有の弊害ではないものの、継続的な請求書の場合には、請求書発行にかかる工数が多大になることから、月末·月初に業務が集中すると決算の締めに間に合わなくなるおそれがあり、複数人でオフィスに出社して業務をこなすなどの場合も出てきます。

テレワークを可能にする請求業務の改善ポイント

以上のように、テレワークを可能にするためには、紙や捺印などの問題点を解決することが必要になりますが、テレワークを可能にする請求業務の改善ポイントは以下のとおりです。

(1)継続的な請求書の一括郵送可能な請求管理システムの導入

請求書の一括郵送が可能な請求管理システムを導入すれば、大量の継続的な請求業務が効率化でき、印刷·封入·発送業務のための出社が必要になくなり、テレワーク移行が容易になります。また、請求管理システムの導入は、担当者以外の複数人で情報共有できるため、請求状況が誰でもわかりやすく把握できることから、再発送や追加などのイレギュラー対応も、リモートで対応可能になります。

また、請求管理システムの導入は、特に継続的な請求業務の場合、取引先に対しての月次単位での大量の請求業務であることが多いため、その導入効果により、月次処理の早期化も図ることも可能です。

(2)押印制度の廃止·緩和

請求書の押印には、法的効力はなく、信頼を担保するための形式上の仕組みのため押印がなくても成立します。よって、自社の請求ルールを見直し、押印制度の廃止や緩和をおこなうことが考えられます。これにより、請求書発送業務のために出社することが不要になります。なお、捺印について取引先から求められることがある場合は、個別に捺印を行うか、市場で提供されている電子印鑑サービスなどを活用することも考えられます。

(3)電子請求データ(電子インボイス)の導入

取引先の了承が必要ですが、電子データによる請求業務が可能になれば、紙の請求書を出力したり押印して郵送したりする手間を省くことができます。なお、電子帳簿保存法の改正もあり、要件緩和が進んでいます。

まとめ

テレワークは、従来から働き方見直しの手法として提唱されていましたが、その導入は特定の一部の企業でしか進んでいない状況でした。しかしながら、新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受けて、多くの企業がテレワーク導入を模索しながら実行に移しています。

経理部門においても、テレワークの導入が進んでいるものの、紙や印鑑がネックになり、継続的な請求業務などの一部の業務について、その導入が阻まれていることも現実です。

捺印制度など、社内ルールの見直しとともに、自社に適した請求管理システムの導入により、経理部門のテレワークがより推進することを期待します。

参考資料

厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト

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