リネンサプライ業における請求書発行業務を効率化する方法とは?

リネンサプライ業における請求書発行業務を効率化する方法とは?

請求書発行は、プランや料金体系などの分岐が増えるごとに煩雑になる業務です。

リネンサプライ業では、定期的なサイクルで請求を行います。顧客の要望に合わせて多種多様な品物やプランを提供しているため、請求書発行業務は複雑になりがちです。こちらの記事ではリネンサプライ業で起こりがちなお悩みと、その解決案をご提案します。

リネンサプライ業の請求書発行の課題とは?

リネンサプライ業の請求書発行業務では以下のお悩みがよく挙げられます。

施設毎にエクセルを分けて管理しているため請求の確認に時間がかかる

リネンサプライ業では宿泊施設や病院ごとに複数のエクセルを作成して請求管理を行うことも多く、入力にも、入力内容のチェックにも時間がかかります。

従量課金で手作業による金額変更の入力ミスが怖い

従量課金プランを契約している顧客の場合、毎月の請求金額が変わります。手作業で一つ一つ数値と金額を確認しながら入力する作業は気をつけていてもミスが出やすく、チェックもしっかりと行う必要があります。

固定額の請求書をエクセルでコピーして作成するのが手間

毎月の請求金額が変わらない顧客でも、エクセルを利用して請求書を発行する場合、前月の請求書をコピーして日付などを書き換える必要が出てきます。マクロを組んで簡略化することも可能ですが、契約数が増える毎に処理速度が遅くなるため時間がかかりがちです。

機材が古くエクセルでの作業に時間がかかる

工場や事業所のパソコンが古くなっていると、エクセルなどのソフトを利用するにも動作が重くなり時間がかかりがちです。また、自社システムを利用している場合も、毎年変わる法律等への対応のための保守コストがかかるため、しかたなく古いまま利用しているという事業所も少なくありません。

機材が古くエクセルでの作業に時間がかかる

リネンサプライ業の請求書発行のお悩みを解決する方法

では、リネンサプライ業の請求書発行のお悩みはどうすれば解決することができるでしょうか?一つ一つ確認してみましょう。

クラウドシステムを利用することで請求情報を一元管理してチェック時間を短縮

ログインするだけですぐに利用できるクラウド請求管理システムを利用することで、どの事業所からでも入力・編集・確認が可能になります。請求管理を一つのシステムに統一することで、一元管理できるため、チェック時間も短縮できます。

従量課金の金額をCSVで一括書き換えできるシステムを利用してミスを軽減

CSVなどで一括で請求書の内容を書き換えることのできるシステムを利用することで、手作業での入力ミスを大幅に減らすことが可能です。
従量課金を管理しているシステムなどからエクスポートしたデータを毎月インポートするだけで、変更作業が完了します。

定期的な請求サイクルを登録して自動で請求書発行

毎月の利用量が変わらない顧客の場合、契約期間と定期的な請求サイクルを登録することで、一定サイクル毎に自動で請求書を発行することができます。
郵送もボタン一つで行うことができるシステムを利用することで、煩雑な請求業務がシンプルになります。

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