保守契約の請求書発行は煩雑になりがち!業務負荷を軽減する方法3選

保守契約の請求書発行は煩雑になりがち!業務負荷を軽減する方法3選

生産性の向上やコスト削減が見込めるSaaSサービスは、利用者のメリットが大きく、導入する企業が年々増えています。市場規模が拡大するにつれ利用企業の幅も広がり、個々に合わせた「複雑な保守契約の請求書発行」に悩まされている経理担当者もいるのではないでしょうか?本記事では、SaaSサービスでは必須の「保守契約」の請求書発行業務の効率アップをはかり、業務負荷を軽減する3つの方法をご紹介します。

保守契約の認識について

2021年4月より新収益認識会計基準の適用が始まり、履行義務の識別が必須となります。そのため機器やシステムなどの本体契約と、それにかかる保守の契約を正確に配分しなれればならなくなりました。保守契約には「月額契約」と「継続契約」があり、さらにスポット的に発生する既存契約範囲外の「追加保守」と複数の契約形態があります。顧客ごとに契約内容を正確に把握することが必須であり、顧客数が増えるほど管理が煩雑になります。

保守契約の請求書発行業務の洗い出し

前述したように保守契約は、複雑になる要素を持っております。また、請求方法についても「毎月請求」や「数カ月まとめて請求」など、契約によって異なります。これらの条件を全て網羅して、正確に請求書を発行しなければなりません。ここで一度、請求書の発行業務の作業工程をまとめてみましょう。

保守契約の請求書の発行工程
  1. 保守契約内容「月額契約」「継続契約」の確認
  2. 請求方法「毎月請求」「複数月請求」の確認
  3. 追加保守の有無の確認
  4. 請求書、検収書の作成
  5. 請求書、検収書の印刷
  6. 郵送先別封筒の準備
  7. 請求書、検収書の封入
  8. 投函

このように保守契約の請求書発行には、多くの作業行程が必要になります。

保守契約請求書発行の業務負荷を軽減する3つの方法

次に作業工程を減らし業務負荷軽減方法を詳しくご紹介します。

PDFデータにして電子メールに添付送信する

ExcelやWord等で作成した請求書、検収書をPDFデータで保存し、電子メールに添付して送信します。この方法なら、郵送先別封筒の準備、封入、投函という作業工程の業務負荷軽減が可能です。さらに、請求書類をデータ保存することで、昨今の課題であるペーパーレス化の推進も可能です。ただし送信する際には、メール送信先と請求書発行先に相違がないか細心の注意を払う必要があります。そのためこの方法は、取引先が数十社程度の小規模な場合は運用可能ですが、数百社以上と膨らんでくると難しくなります。

WEB請求発行システムの利用

Web請求書発行システムとは、ExcelやWordではなくWeb画面上で請求書を発行できるシステムです。請求書データや請求書PDFを読み込みそのままWeb配信ができるので、送信先と発行先の照合や相違確認が簡便化できます。さらに過去の請求書の管理が可能です。基幹システムと連携が出来るシステムでは、販売データ等を取り入れることもできます。データの共有が出来ることで、作業の効率化を図れます。

請求管理ツールシステムの利用

請求書発行業務のみならず、さらなる業務作業効率アップが見込めるのが請求管理ツールです。契約内容に沿った請求書の一括作成が可能になるほか、自動チェック機能によって過請求や請求漏れなどの発行ミスを防止できます。導入時の登録に時間を有するかもしれませんが、大幅な作業の効率化が見込める事は間違いありません。

また、顧客ごとに要望に応えることも可能です。例えば請求書をデータ送信してほしい顧客もいれば、紙で郵送してほしい顧客もいます。また、締日が月中であるため、他の顧客とは請求日が異なる場合もあります。このように顧客によって異なる要望も網羅できるシステムを選ぶことで作業効率がグンとあがります。顧客ごとの細かな要望に応えられれば、企業信頼度のアップにもつながります。

まとめ

請求書発行は毎月月末から月初にかけて多くの時間を費やす業務です。本記事では、業務負荷軽減が期待できる3つの方法を紹介しました。顧客数や契約内容の種類によってメリット、デメリットは異なります。それぞれに合った方法を選択し、業務効率アップや業務改善に着手してみてはいかがでしょうか。

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