請求書を紙で発行するのをやめたい？請求業務をスムーズにシステム移行するためのポイント

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

近年のリモートワーク普及により、請求書発行を電子化・システム化する法人が増えてきています。事業の特性上、サブスクリプションビジネスは、請求業務のシステム化によるメリットを最大限受けることができます。

この記事では、「請求書を紙で発行しているが見直したい」、「顧客数が多く、人力での請求業務に限界が見えてきている」というお悩みを持つ皆さまへ、請求書発行業務をシステム化するためのポイントを解説します。

請求書電子化の波が来ている

請求書は従来、紙に印刷して顧客に郵送することが基本でしたが、近年は電子化がすすみ、メールやインターネット上で確認できるようになってきています。政府も、企業間でやり取りする請求書の完全デジタル化に向けた取り組みを始めています。

さらに、新型コロナウイルスの影響で増えてきているリモートワークとの相性もよく、請求書電子化の波はすぐそこまで来ているといってよいでしょう。

請求書を紙で管理するデメリットとは？

請求書の管理は、紙で行うことがこれまでのスタンダードでしたが、コストやスタッフの負担度、業務の効率性の面から、以下のデメリットがあります。

印刷・郵送コストがかかる

事業が拡大するほど、請求書の印刷数や郵送料が増加します。

作業工数が多い

紙の請求書の場合、作成、印刷、押印・封入、送付など、作業工数が多いためスタッフの負担が大きくなります。

検索性が悪い

紙で保管している場合、過去の請求書をファイルから探すために時間と手間がかかります。

これらの問題点は請求書の電子化により解決が見込まれます。

請求書をシステム移行するためのポイント

これまで紙の請求書を送付していた法人が、システムを導入してスムーズに電子化するためには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。

顧客から同意を得る

請求書を電子化するためには、受け取る側（顧客）から同意を得る必要があります。顧客側が紙の請求書を求める場合は、従来通り対応する必要があります。

事務フローを変更する

これまで、請求書をExcelやWordで作成していた法人が電子化する場合は、事務フローの変更が必要となるでしょう。

導入コストを用意する

システムの種類や法人の規模により違いがありますが、あらかじめ導入資金を確保しておきます。

関連法令への対応

請求書などの電子化にかかる法律である、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の要件を満たす必要があります。

ペーパーレスの普及は今後確実に進むでしょう。上記のポイントを押さえ、電子化の準備を始めていきましょう。

サブスクリプションビジネスを行っているならば断然システムで発行するのが便利

サブスクリプションビジネスは、請求期日ごとに既存の顧客へ請求書を送付する必要があるため、事業規模が拡大するにつれて請求を管理する件数が増えていきます。また、固定の月額料金と従量課金が混在していると、請求書を作成する前に契約内容と合致しているか突き合わせする工程が必要になります。

さらに、事業の特性上、前受金や売掛金の管理も必須であるため、契約件数が増えるほど消込に時間もかかります。システム化をすることにより、以下のメリットを得ることができます。

• 印刷や郵送などのコスト・手間が削減できる。
• 契約内容に応じて請求書が自動作成される。
• 請求書を自動でPDFに変換し、メールに添付できる。
• 請求の内容を参照し、前受金や売掛金の消込ができる。
• 電子データ化されているため、必要な際はすぐに検索・呼び出しができる。

サブスクリプションビジネスの請求業務は料金体系が複雑であることから、ミスが発生しやすい作業となります。電子化をすることで業務の効率化や労力の削減が実現でき、本業によりリソースを割くことができます。

まとめ 

サブスクリプションビジネスは定期的に請求書を発行しますので、請求書のシステム化と相性のよい業種です。また、請求書の電子化は、業務の効率化のみならず、印刷や郵送にかかるコストの軽減もできます。さらに、システムに接続できるインターネット環境があればどこでも作業ができるため、テレワークにも対応できます。

「紙の請求書をやめたい」、「請求業務が煩雑」とお悩みの際は、記事内であげたポイントを押さえたうえ、請求書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。