サブスクリプションビジネスでよくある請求・売上管理のお悩みとその解決法とは?

従来型の「モノ」を売ることに代わり、「利用権」を売るサブスクリプション形式のビジネスが普及してきていますが、これまでになかった事業形態のため、サービスの提供側から見ると戸惑う場面も多いかと思われます。この記事では、担当者であれば「あるある」と共感できるお悩みを挙げるとともに、解決法を紹介していきます。

サブスクリプションビジネスにおける請求・売上管理業務の特徴

一般的な小売業はモノを売り、対価としてお金を受け取る形態の取引です。一方サブスクリプションビジネスは、あるサービスを利用する権利を顧客に与え、利用期間に応じてお金を得ます(継続課金サービス)。

その場で取引が終わるのではなく、契約が続く間は継続して収益が発生します。そのため、請求・売上管理業務は従来型の業態と比べ、以下の特徴があります。

業務特徴
定期的な請求書発行顧客がサービスを利用している期間中は、定期的に請求書を発行して料金を回収します。
前受金・売掛金管理サブスクリプションビジネスでは、サービスの利用開始前に1年分の料金を請求し、受け取った場合でも、収益(売上)は月ごとに按分して計上する必要があります。
入金消込顧客から利用料金の入金がある度に契約内容と入金額を突合し、売掛金の相殺消去を行います。

サブスクリプションビジネスあるある!こんなお悩み

請求や売上の管理をするバックオフィスでは、「継続的に収益を得られるビジネスモデル」特有の以下のようなお悩みが発生します。

業務お悩み
定期的な請求書発行顧客が増えるほど発行する請求書の枚数も増加する。また、請求漏れが発生する可能性がある。
顧客ごとの要望に沿って契約をカスタマイズした場合、個別の請求書作成に時間がかかる。
前受金・売掛金管理収益を按分する際、計上もれや時期ずれが発生する。
前受金・売掛金自体の件数が多いため、チェックをする担当者の負担が大きい。
入金消込サブスクリプションビジネスは他業態より定期的な入金が多いため、事業が拡大すると消込のために割く作業時間が増える。

解決法~表計算ソフトorシステム~

上記のお悩みを解決するためには、(1)表計算ソフトを使う、(2)システムを導入するといった方法が挙げられます。

(1)表計算ソフトで管理する

普段の業務で使用している表計算ソフトであれば、手軽に低コストで請求情報や前受金・売掛金の管理ができます。また、計算式やマクロを活用すればある程度業務量が増えた場合でも対応できます。

顧客の少ないうちは表計算ソフトで十分対応ができますが、事業規模が拡大するにつれて管理するデータ量は増えます。ソフトの動作が重くなり、フリーズしてしまうこともあるでしょう。さらに、顧客情報や売上情報、前受金・売掛金の台帳などがバラバラのファイルに分かれていた場合、データの連携ミスも起こりえます。どうすれば安全・確実な請求・売上管理業務ができるのでしょうか。

(2)システムを導入し、管理を一元化する

サブスクリプションビジネスに特化したシステムを導入すれば、請求から売掛金の消込まで一元化でき、効率的な請求・売上管理業務が実現できます。契約情報を登録することにより、請求書が定期的に作成されたり、登録情報をもとに前受金や売掛金が自動的に分割計上されたりします。また、過去の履歴と連携できるため、入金消込も短時間で完了できます。

請求をはじめとした一連の業務がひとつのシステム内で完結するため、データの連携ミスは発生しません。さらに、大半の処理が自動化できるため、作業のボリュームが増えたとしても担当者の負担となりません。

まとめ

この記事では、サブスクリプションビジネスにおける請求・売上管理業務の特徴と業界特有のお悩みを紹介しました。事業を開始した直後であれば表計算ソフトでも対応可能ですが、顧客が多くなると担当者の負担が大きくなり、ミスも誘発されます。請求に関する業務は顧客からの信頼度にかかわりますので、安全・確実な請求・売上管理業務を行うためにも事業規模が小さいうちからシステム導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。

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