理容・美容・エステ業界の長期契約管理を合理化するためにクラウドサービスを利用しよう

理容・美容・エステ業界の長期契約管理を合理化するためにクラウドサービスを利用しよう

一般的な理容(ヘアケア・カット・スタイリング)では、サービス提供の都度、顧客より売上代金を収受しますが、複数回以上に渡る長期契約がある美容・エステティック業種では、将来にわたって役務適用サービスを実施した時点で売上を認識するため、前受管理が重要になります。

前受金の管理とは

一般的な会計ルールとされる「企業会計原則」では、「前受収益」の定義を、「一定の契約に従い、継続して役務の提供を行う場合、いまだ提供していない役務に対し支払を受けた対価をいう」としています。

これにより、顧客から将来のサービスに応じた分の代金を受け取った場合、会計処理ではこれを「前受収益」として認識します。(経理関係者以外では、一般的に「前受金」としていますが、厳密には「前受収益」となります)

つまり、長期にわたる役務提供サービス(例えばエステティックで12回分契約等)の契約では、一般的に「前受収益」取引が発生することになります。

そして、この「前受収益」は、「時間の経過とともに次期以降の収益となるものであるから、これを当期の損益計算から除去するとともに貸借対照表の負債の部に計上しなければならない。」としています。

つまり、契約に基づいて顧客から受け取った代金のうち、未だエステティック等の役務提供サービスを実施していない部分については、売上として計上せず負債(前受収益)とし、サービスを実施したらその都度、この前受収益を収益に振り返ること、としています。

長期契約管理では前受収益が発生する

前受管理の基になる入金管理(クレジットカード決済の場合)

理容・美容・エステティック業種(以降は「エステティック業種」とします)では、顧客と将来に渡る役務提供サービスの締結、または比較的高額な化粧品・美容機器等の販売契約による収入があります。

一般的な顧客は、これら契約を現金で支払うよりクレジットカードの利用や分割払い契約により支払をする傾向があります。

そのため、エステティック事業者は、クレジットカード代金の精算日または分割払い代金の収受日に、どの顧客からいくら代金が回収されたかを確認します。

顧客がクレジットカード決済でボーナス一括払いや分割支払い等を選択した場合でも、事業者は一括してクレジットカード会社から代金を受け取ることができるメリットがありますが、取扱手数料はその分高くなる点に留意が必要です。

エステティック業種では特にしっかりとした前受管理が必要になる

エステティック業種は「特定商取引法」が指定する業種の1つとなっているため、長期間に渡るエステティックの役務提供サービス契約をした顧客が、なんらかの理由で、契約の途中に解除を申し出ることがあります。

この場合、未経過期間の役務提供サービスについては、原則として契約の取消しになるため、既に受け取った代金があれば、未経過期間に対応する分を顧客へ返金しなければなりません。この返金の際、一定の損害賠償代金を差し引くことが認められています。

前受管理の実務対応はサブスクリプション・サービスと似ている

エステティック業種の事業者は、その事業性質上、前述の「特定商取引法」やその他の関連法令の要請に応じる必要があるため、顧客別の取引状況を契約毎に把握しなければなりません。

これらの取引情報は、通常、顧客台帳に基づいて管理することになります。

顧客台帳には、誰が、いつ、どのような商品を購入し、どのようなサービスを受けたか、が記録されています。

前回購入した商品等の時期から、次回の購入時期を予測して、顧客へ商品の紹介を勧めることや、エステティックの契約更新を促して、LTV(生涯価値)の最大化を目指しています。

顧客の志向は常に変化するため、顧客に対してより高品質のサービスを紹介すること(アップグレード)や、他の化粧品を紹介すること(クロスセル)による顧客満足度の向上が大切になります。

このようにエステティック業種は、顧客との長期契約を目指している観点がサブスクリプション契約に近似しているとも言えます。

前受管理はSaaS等のサービスを利用しよう

前受管理をしっかりと対応するためには、顧客別の請求、購買記録、入金状況を常に確認できる状況にしておくことが大切です。

万一に備えて(契約取り消し時の返金等)に速やかに対応できることで、事業者としての信用毀損を防ぐことができますし、収益の最大化を目指すためにはデータで顧客情報を管理することが必要です。

これらの要件を満たすには、契約管理・顧客管理・入金及び前受管理ができる機能を持ったSaaS等のサービスを利用することが有用です。

SaaSは通常、クラウドサービスとして月額課金型で利用でき、一般的に必要な追加要件も別途対応可能となっています。

顧客管理をSaaS等で対応すれば管理の手間を省力化でき、顧客サービスにより集中できるようになることが期待できます。

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