理容・美容・エステ業界の入金消込はクラウドサービスで漏れなく確実に管理しよう

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エステティック業種の入金消し込みは、多岐に渡る取引契約・継続的な契約等を背景に、複雑な対応を要する場合があります。入金消し込みにあたっては、契約毎の対象債権を確認して確実な消込処理をしないと、未回収となる可能性だけではなく、万一の返金対応もスムーズにできない恐れがあります。

エステティック業種の入金消込管理

エステティック業種では、複数の化粧品等を一括で販売する契約、美容痩身等のサービス役務契約があり、一般的には高額な取引となる傾向があります。

また、これらの取引は一度にまとめて契約される場合、個別に契約される場合(例えばエステ契約のみ、化粧品の購入のみとする契約を別々の時期に行う)、あるいは、定期的な契約更新(数か月毎、1年間毎等)による継続取引となる場合等があります。

これらの入金消込にあたっては、いつ発生した債権で、それが将来の継続取引を含むのかどうか、分割払い契約では何回目の入金なのかを適切に把握する必要があります。

エステティック業種の入金消込管理

入金消し込みは非常に大切

消費者の多くは、エステティックの長期間契約、あるいは化粧品等の商品を購入するにあたり、「特定商取引法」に基づいて事業者と契約書を交わします。 

エステティックの場合、消費者は複数回の美容痩身のサービス契約を締結後、その場ですぐに第1回目分のサービスを受けることが一般的です。

この時点で、会計処理としては第1回目に相当する売上を認識することになります。 

消費者がクレジットカードで決済をした場合、一般的に事業者にクレジットカード会社から代金が送金される時期は15日後から30日後となります。

消費者が分割払い契約で決済をした場合、おおむね30日後に入金になるケースが多くなります。

また消費者によっては、契約金額の一部を現金で決済することもありますので、契約金額の残金がいつ入金されるのか、その入金消込管理は複雑になります。

契約の途中解除時の返金作業がある

「特定商取引法」では、契約の履行期間中においても、消費者の申し出により契約の中途解除を認めています。これにより事業者は契約を解除しなければならず、返金処理の事務処理が発生します。

例えばエステティックの総施術が24回部分に相当する契約の締結後、消費者が3回目の施術終了時点で契約の中途解除を申し出た場合、もし既に受け取った代金があれば、一定の損害賠償相当額を控除した部分を消費者に返金しなければなりません。

エステティックの施術の効果は、人によって程度の差があり、場合によっては、施術1回を終えた時点で契約を解除する消費者も見られます。

この場合はクレジットカード会社に対して契約の取り消しを速やかに申請して、クレジットカード会社から事業者に入金がないように手続きを進めるべきです。

そして、第1回分の施術代金を現金で請求(合わせて契約解除に伴う損害賠償を求めることもあります)します。

もし取り消し手続きが間に合わなければ、第1回分の施術代金等を控除した残金相当を現金で消費者に返金し、後日、クレジットカード会社からの入金を確認する必要があります。 

入金消込は顧客毎かつ取引契約毎に実施する必要がある

「特定商取引法」により、消費者が長期間のエステ契約を中途解約しても、化粧品の売買契約は継続する場合があります。

この場合、両方の契約に基づく代金が既にクレジットカード等で決済されていますので、エステ契約の解約については消費者に返金しますが、商品販売部分は契約が有効ですので返金することはありません。

このように、同じ顧客(消費者)でも取引契約が異なるため、入金管理は契約毎に対応することが必要です。 

そして、クレジットカード決済や分割払い契約の決済では、クレジットカード会社等から代金精算期間の全ての取引分がまとめて指定日に入金されますので、契約者毎の入金管理は、クレジットカード会社に提供した取引情報すべてと照合する必要があります。

したがって入金消込は、クレジットカード会社の入金日、かつ入金の対象となった契約毎に実施することになり、非常に煩雑となります。

入金消込は顧客管理の機能を持った専用のシステムを利用しよう

エステティック業では前述のように、消費者が好みの取引を選択して事業者と契約をして、決済方法はクレジットカードや分割払い、現金一括払い等複数の選択肢から選べることが一般的です。

これらのことから、顧客別の購買(契約)履歴と、契約の有効期間、クレジットカード会社等の区分別の入金時期が網羅できる機能を持つ債権管理システム・入金消込管理システムを利用することが理想的です。

特に入金日毎に、入金情報を顧客の債権別に分解して消込ができる機能を持っていれば、大量の取引があっても消込作業を大幅に効率化することが期待できます。

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