会計事務所の煩雑な入金消込をシステムで簡素化するには?

会計事務所ではクライアントとの契約に基づいて、月額で請求する顧問報酬、年次決算・税務申告時だけに請求する報酬の2種類があります。入金消込機能を持つクラウドサービスを利用することで消込にかかる手間を減らして、経営効率を改善しましょう。

会計事務所の業界事情

多くの会計事務所では、業務処理ツールとして特定の会計ソフトを利用しています。その会計ソフトを利用することで税務申告系ソフトと連携させていることが背景にあります。 

近年の会計事務所の競争激化及び、安価な会計ソフトの普及により会計事務所は業務効率の見直しを迫られています。クライアントに請求できる金額は頭打ちとなっているため、多数のクライアントを持たなければ会計事務所の経営が厳しくなっていく状況にあります。

このような環境下でクライアント数を増加させるためには、従来のように銀行や既存クライアントからの紹介を待つだけではなく、積極的にクライアントを見つけなければならず、インターネットを通じて多種多様なクライアントと取引をすることが多くなります。

また、会計事務所は労働集約型産業ですので、より付加価値の高い業務へ集中するためにも間接業務のアウトソーシング化、システムの利用により業務の合理化が求められています。

様々な請求パターンがあるので消込が難しいときがある

会計事務所がクライアントに対して月次単位で発行する請求書、年次決算や税務申告時に別途追加で請求する項目の他、税務相談や個別案件で追加の請求をすることがあります。遠方に出張した際の実費をクライアントに請求することもあり、請求額が一定のときと増額するときが混在しています。

さらに、会計事務所で特別のプロジェクトを対応するときには、クライアントより着手金、中間金のような前受金を得ることもあります。

このようなことから、クライアント先に対して請求書を発行した後、入金の消込、未回収残高の管理は大切な事務作業の1つとなっています。

請求書の発行と入金消込の作業

中小規模の会計事務所では、クライアントの担当者が自ら請求書を準備することが多くなります。中堅規模以上の会計事務所では総務担当等が請求書の発行を担当するようになります。

そして中小規模の会計事務所では、請求書の発行後、期日までに入金があるかどうかを担当者が自ら確認しなければならず、日々の業務、請求書の発行業務に加えて、入金確認業務の負荷もかかっています。

入金消込の対象債権データを適切に登録する

最新の会計システムまたはソフトウェアには、一般的な仕様に耐えうる他のシステムとの連携機能が備わっていますが、その多くは仕訳処理の自動化、データの取り込みなど経理業務の省力化に着目しています。

入金消込の業務を合理化するためには、まず担当者によって債権が正しくデータ登録されること、そしてそのデータが会計システム等へ適切に連携される必要があります。

そして、請求書を発行する際は、クライアントの担当者が事前に追加の請求額がないか、前月以前の未回収分がないかを判断して、債権管理システムのデータを更新するようにします。未回収債権がある場合、請求書の再発行を検討します。

債権管理システムで入金消込ができるようにしよう

債権の消込処理は、銀行データをシステムにインポートすることにより可能になります。会計システムでも対応する機能がありますが、債権管理システム側がこの銀行データを取得して消込管理を実行するようにしましょう。

これは、会計システムの消込機能は通常、債権額と入金額が一致したときのみ働くことが多いためです。

実務的には、一部入金になる情報や過入金になる旨はクライアントの担当者が把握していますので、担当者が回収状況を早めに確認して、入金の過不足時は速やかにクライアントと連携することが大切です。

また拡張機能のある債権管理システムであれば、期間の経過あるいはプロジェクトの進行度合いにより、前受金の一部を売上として認識できるようになっています。一般的な会計システムでは、このような機能を利用するための諸条件を設定しなければならないことが多く、前受管理を忘れがちですので留意が必要でしょう。

これらにより、クライアントの担当者は、債権管理システムにアクセスするだけで、いつでも債権残高を把握でき、必要に応じた行動を取ることができるようになります。

まとめ

会計事務所はクライアントに付加価値の高いサービスを提供することが必要ですので、入金消込の管理業務は出来る限り省力化をすることが望まれています。

債権管理システムは、顧客情報を管理し、請求書の発行自動化、未回収アラートなど実務に着目した優れた機能があり、誰でも使い易いように設計されていますので、会計事務所でも積極的に利用してみる価値があります。

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