会計事務所の請求管理をクラウドサービスで合理化するには?

会計事務所の請求管理をクラウドサービスで合理化するには?

会計事務所はクライアントと会計や税務に関するサービスを契約し、クライアントから月単位で報酬をいただくことを中心として、さらに年に複数回の税務申告の対応等で、一時的な追加収入を得ています。

クライアント数が多くなると請求管理が難しくなる傾向があり、請求管理のための手間がかかることで間接コストが発生します。請求管理をクラウドサービスなどのシステムを利用することで、会計事務所の経営効率化も期待することができるでしょう。

会計事務所の請求業務とは

全国にある企業総数420万社のうちおよそ99%が中小企業です。

その中でも規模が小さな企業や個人事業主では、経理担当者がいないため、会計帳簿の処理・試算表の作成・税務申告等を会計事務所へ委託しているケースが一般的です。

また一部の富裕層では、相続税対策、不動産等から生じる収入に対して所得税を納税する必要があるため、会計事務所がスポット契約や年に複数回の税務相談を対応することがあります。

このような様々なクライアントに対して、会計事務所は、概ね3つのパターンでクライアントに請求をしています。

1つ目は、毎月の顧問報酬を請求することです。この場合の請求金額は契約に基づいて一定額となることが通常です。

2つ目は、決算処理等の年1回の報酬、年に複数回の税務申告対応の報酬です。これらの報酬も基本的に一定額ですが、請求月は特定の月のみです。請求する際は毎月の顧問料に上乗せしています。

3つ目は、顧問契約以外の臨時的なサービスを提供した時の報酬です。請求金額はサービス内容によって一定ではありません。請求する際は毎月の顧問料に上乗せすることが多いのですが、多額になる時は、別の請求になることがあります。

会計事務所の請求業務はサブスクリプションに近似している

サブスクリプションサービスはクライアントとの契約に基づいて質の高いサービスをクライアントへ提供し、長期間にわたって収益を獲得するビジネスモデルです。

会計事務所のサービスもクライアントである企業や個人が契約を存続する限り、会計や税務サービスの提供により、クライアントから収益を獲得するという観点から、非常に近似しています。

サブスクリプションサービスでは、アップセルとして、クライアントにより高い単価のサービスを提供することで収益増を狙います。会計事務所でも可能で、売上高や資本金等の企業規模が拡大するようクライアントを支援することで、顧問報酬を引き上げることができます。

またサブスクリプションサービスの「クロスセル」は、類似するサービスをクライアントに提供することで収益の機会を拡大することですが、その要素も会計事務所のサービスにあります。例えば会計や税務以外のサービスとして、経営コンサルティングを提供することがあります。 

会計事務所の請求管理

会計事務所とクライアントとは通常、1年間の顧問契約を締結して自動更新となっています。

毎月の顧問報酬は一定額ですので、毎月決められた時期に請求書を発行し請求先に郵送するか、会計事務所の担当者がクライアントへ訪問した際に直接手渡しすることが一般的です。

決算月は企業が自由に決めることができるため、一般的な企業は3月決算ですが、アパレル系では2月決算が多く、最近では12月決算も増えてきました。

多数のクライアントを抱える会計事務所では、様々な決算月となるクライアントに対して適切な時期に決算報酬を請求する必要があります。 

クライアントでは少なくとも年に1回必ず決算をしており、企業であれば決算月から2か月以内(あるいは3か月以内)に税務申告をしますので、その申告作業が終わり次第、毎月の顧問報酬に上乗せして請求できるよう、もれなく管理しなければなりません。

またクライアントが複数の会社を持つグループ企業の親会社の場合、親会社に対して請求書を発行し、そのグループ会社に対するサービスは、そのグループ会社に請求書を発行するというように請求先を分ける場合もあります。 

会計事務所が個人の場合は、報酬金額の計算にあたり源泉所得税を考慮する必要もあります。税率は100万円以下と100万円超の2段階制です。

決算報酬や他のサービス請求が重なる月度で報酬総額が100万円を超える場合には留意が必要です。

会計事務所の請求業務を合理化しよう

請求書の発行、領収書の発行業務は一定の負荷がかかるため、この業務を合理化することで会計事務所側でも間接コストの抑制ができるメリットがあります。

例えばクラウドサービスの請求管理機能を用いることで、定期的に発生する請求業務について、全クライアント先に対して一度に請求書の発行処理ができます。

決算報酬等がある場合は、クライアントの決算月に合わせて通常の請求額に上乗せするようにすれば請求漏れを防ぐことができます。

クライアントに対して請求書を発行したかどうか、あるいは手渡しを済ませているかどうかを「請求一覧表」として確認することも可能です。

そして発行した請求書は、その控えとしてPDF等の電子ファイルで手元に自動的に保存できていれば、請求書の再発行時にもスムーズに対応することができます。 

まとめ

請求管理の合理化が進むことで、会計事務所はより付加価値の高い業務へ専念することができるようになります。

また請求管理の一覧化によって、どの顧客別の生産性分析も可能になり、ポテンシャルの高い顧客に対してはより質の高いサービスを提供することで、顧問先に報酬増額の交渉が可能になります。

顧客動向もしっかりと把握できるようになり、会計事務所の経営基盤を見直すため、強みと弱みを知り、サービスの強化にも繋げることができるでしょう。 

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