SaaS事業における継続課金の請求管理を効率化するには?

SaaS事業における継続課金の請求管理を効率化するには?

近年、SaaS事業を展開する企業がサブスクリプション型のビジネスモデルを取り入れるケースが目立っています。理由は、継続課金型の料金体系は少ない労力で収益を得られるうえに社内にキャッシュを蓄積しやすいというメリットがあるからです。その反面デメリットもあり、それは顧客への定期的な請求や契約プランの変更など請求管理が煩雑なものとなりがちという点です。本稿では、SaaS事業を展開する場合の請求管理の難しさと業務効率化について説明します。

請求管理とは?

(1)請求の締め

ある一時点を基準として顧客ごとの請求内容を確定させることが目的です。サービス内容がどの状況になったら請求できるのか明確に規定し、毎回決まったタイミングで行います。

SaaSの場合、毎月何日を基準日と決めることで明確に設定できます。プランの変更やオプションの追加があればこの時点で把握して請求に反映させます。

(2)請求書の発行

請求内容が確定したら次に請求書を作成します。請求書には取引内容を明示し、支払期日、支払代金、振込先は間違いがないようにしなければなりません。通し番号をつけることで後日の問い合わせにも対応できます。また、請求書の書式を統一することで効率的に管理できます。

(3)請求書の送付

作成した請求書は社内で確認した後、取引先に郵送します。データで送る場合にはあらかじめ取引先に送信先のメールアドレスと原本の郵送が必要かどうかの確認をとります。請求書は、遅くとも支払期日の2〜3週間前には届くように送付するべきです。

(4)入金確認

入金先に指定した銀行口座を確認します。取引先名と金額が合っているか確認し、万一相違がある場合にはすぐに取引先に確認を行います。確認して対応できれば問題ありませんが、中には入金していない場合もあります。そのような場合は再度請求を行い、支払いの督促を行うべきです。

(5)入金リストの消込

代金が正しく入金されていることを確認したら、入金消込を行います。取引先ごとに入金金額と支払期日が記載されたリストを準備して、実際の入金情報と付け合わせていきます。単純作業ではありますが手間と時間がかかります。会社によっては膨大な入金情報の中から消込作業を行うため相当な労力を要します。SaaSの場合、料金を事前に受領していることも多く、その場合入金があったとしても会計上前受金に分類され、いったん負債とされます。そして、後日サービスの提供がなされた時点で売上を計上します。

請求管理の難しさと業務効率化のポイント

サービスが充実して、オプションやプランの種類が増えれば増えるほど業務量が増大して経理担当者への負担が増えてしまいます。顧客ごとの管理や決済など個別の対応が求められるのです。結果的に課金や請求書発行などの業務が煩雑化するうえに正確に処理する必要があるため多くの手間と時間がかかってしまいます。

この点、請求書発行や入金消込など各段階の業務を自動化するシステムを導入することもできます。しかし、請求管理の一連の流れを複数のツールで管理すると、データの打ち直しが必要になったり、思わぬミスが発生する可能性があります。

このため、請求の締めから入金消込までを一括して管理できる請求管理システムを導入することが有効です。できれば請求管理だけでなく、与信管理や入金督促までカバーするようなシステムが望ましいでしょう。統一したシステムを取り入れることで、請求管理を一元化するのです。

まとめ

SaaS事業を展開している企業では、毎月の請求管理は煩雑なものとなりがちです。サブスクリプションによる定額課金の場合が多く、代金を受け取るタイミングとサービスを提供するタイミングが異なり、結果的に請求管理が複雑になるのです。そうだとすれば、システムの導入による業務効率化は急務といえます。大きなミスが生じる前にシステム化を図っていきたいものです。

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