スプレッドシートでの前受金管理の煩雑さから抜け出す方法

今回、お話をうかがったのはISO認証・取得コンサルタント企業。コンサルティングサービスをサブスクリプション型で提供する事業を展開し、その需要も拡大しています。

その中で経理担当者の業務負荷となっているのが前受金管理だそうです。スプレッドシートを活用しているそうですが、課題があるそうです。他のサブスク業の企業でも同様に前受金管理をしているケースを耳にします。スプレッドシートでの管理は手軽で共有もしやすいメリットがありますが、ケースによっては万能ではないのかもしれません。今回の記事では、サブスク業界ならではのスプレッドシートによる前受金管理の問題点や煩雑さを検証し、改善法を探ります。

複数のシステムを利用する現在の業務の課題

こちらの企業では、顧客は数千社にのぼり、案件管理や請求書の発行業務だけでも処理数が多いそうです。請求書は月に数百件を発行しているとのこと。案件管理と、請求書発行はそれぞれ別のシステムを利用し、さらに前受金管理はスプレッドシート上で管理しています。

スプレッドシートによる前受金管理

今回のインタビューのケースでは、サブスク型のサービス料金は基本的に一括で入金されます。これらの入金額をスプレッドシート上で計算式を組み、既存の情報から更新・変更を手作業で行います。そうして毎月按分の作業を行い、月ごとの売上を計上するというステップを踏んでいます。

別システムからの情報の移し替え作業の負荷

複数のシステムを利用している、つまり、あるシステムからデータを抽出した後、その情報をインポートし直したり、転記したり、という作業が発生しています。それらの処理のチェック作業もするとなると、経理担当者は同じような情報の確認を、何度もその都度行うという負荷がかかります。前受金の情報元となる案件の契約内容の情報や、請求書に関する情報が別システムに存在することで、シートへの入力処理や確認作業数が必要となるのです。案件ごとに按分の計算が異なるケースなどがあれば、より一層時間がかかるでしょう。

作業ミスによる数値管理のリスク

スプレッドシートを手作業で更新や変更をすると、どうしてもミスが発生します。前受金の按分計算は、売上の計上額にひもづく作業、売上計上の前段階の作業です。ここでのミスは、企業の経営上の数値管理面から見ても痛手となります。

管理しやすい前受金管理方法とは?

このようにサブスク業界では前受金管理は煩雑になりがちです。とくに、サブスクリプション型のサービスとそうでない事業とを提供しているこちらの企業では、より管理の手間を減らしたいという意向が強くあります。これらの実態を踏まえ、前受金を管理しやすくなるポイントを確認しましょう。

  • 案件管理のしやすさ
    前受金の対象となる案件(契約内容)か否かの判別が容易。
    複数のサービス体系、サブスクでないサービス内容との判別が可能。
  • 請求額と入金額の照合がしやすい
    顧客の入金ミスなどに素早く気付き、正確な処理の一助となる。
  • 前受金の按分が容易
    前受金の入金があった際、契約内容から月の売上計上額の按分計算を自動化。
    毎回、契約内容(契約期間など)の入力が不要で、事前に登録するのみで良い。
  • 前受金管理情報から売上計上分の集計が即座にできる
    月ごとの売上計上額がスピーディーに算出可能となる。
    前受金として入金・登録済みのデータから、先々の売上予測が立てられる。

スプレッドシート管理の煩雑から抜け出すには

前受金管理をスプレッドシートで管理するのはもう限界!となった場合、大きく分けて2つの改善方法があるかと思います。

前受金管理に特化した前受金管理システムを導入

顧客の増加にも対応できる前受金の取り崩しが行いやすい前受金管理システムを利用することで、手作業が減り、煩わしいスプレッドシートの管理から抜け出せます。

案件管理か請求書発行、前受金管理が一元管理できるシステムを採用

今回はインタビュー先の企業の課題からスプレッドシートによる管理を、より効率に正確にできる方法を検討しました。同じような悩みを持つ経理担当者は多くいるはずです。今回の記事のようにシステム化を検討する際には「前受金の管理がしやすい、とは?」のポイントから、自社にとって特に重要な点を押さえたシステム選定をすると、より有効でしょう。

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