請求書発行業務と債権管理業務を合理化するために適切な管理用システムを検討しよう

事業規模が拡大している経営環境では、どうしても請求管理や債権の消込業務などが後回しになりがちです。

学習塾の収益は将来を予測しやすい構造でサブスクリプションに近似しているといえます。

請求額の集計や債権の管理に手間取ってしまうと、当月の確定売上はいくらなのかを把握する時期が遅れるだけでなく、その金額を土台にした翌月以降の収益予測が乖離する恐れがあります。

学習塾運営企業の現在の請求書発行業務環境

今回インタビューをさせていただいた学習塾運営企業では、事業規模の拡大により請求業務が複雑化してきており、取引量の増加に伴い「入金消込業務」にも手間をかけなければならず、売上の集計結果と債権の残高確定を月次決算に間に合わせることが難しくなる懸念がありました。

基本的な取引は、翌月の月謝を当月に請求する「前払い」で、その代金を口座振替で回収していますが、口座振替を希望しない方には請求書を発行しています。そして、翌月のコース変更希望があった場合には、その分を加味して請求をします。

入金の消込に関しては、口座振替ができなかった場合、その分をその翌月の請求に加味する対応をしています。口座振替以外の分は個別に入金があったかどうかを預金口座で調べています。

請求書発行業務の課題

(1)現在使用している顧客管理システムでは、基本的な顧客情報の管理ができる仕組みになっていますが、この機能は独立(スタンドアローン)しているため、会計システムとの連携機能を持ち合わせていません。

そのため経理担当者は顧客管理台帳、請求書の発行一覧、会計データの登録をそれぞれ確認しながらの作業になり、ミスが発生しやすい状況にあります。

(2)請求書の発行システムは、登録された契約に基づいて機械的に請求書を発行できますが、コース変更があった場合には、都度このシステムにもデータを反映させないと変更前のコースで請求書を発行することになっています。コース変更にも速やかに対応でき、定期的な請求書が発行できるシステムが必要になっています。

(3)「請求業務」は顧客管理システムが対応し、「入金消込業務」は会計システムで処理しているため、それぞれのシステムが連動していません。

請求漏れがあった場合の発見の遅れ、過小請求になっているかどうかは入金消込時の差額で判明する、というようにどうしても事後的な対応にならざるを得ない状況です。

現時点の未入金がいくらなのかもリアルタイムに表示できない状況です。未回収の債権が滞留している生徒が卒業等で退会した場合には、その回収がより困難になる恐れもあります。

適切な請求管理システムを導入して改善しよう

経営判断にも影響する「請求業務」と「入金消込業務」は、しっかりと対応できるよう、「適切な請求管理システムの導入」と会計システムとの自動連携が望まれます。

検討すべき「適切な請求管理システム」に求める機能はどのようなものでしょうか。

コースの変更や未回収債権時でも、柔軟に請求額を変更できる機能を持っていること、口座振替や入金があったときに、誰に対する請求分の入金があったのかを自動的に判別して入金消込ができること、未入金時にシステムで自動的な催促機能があることが望まれます。

そしてこれらの機能を一元化したシステムにすべきです。

営業担当者が一元化されたシステムにアクセスできる権限を持つことで、コース変更時の請求額が直ちにシステムに反映されるようになります。経理はその変更履歴を確認する立場になれば、内部統制の観点からより理想的です。

営業担当者がシステムの購買動向データを直接把握することができれば、アップセル(より高いコースの提供)の可能性を高めることも可能です。

そして、このシステムには、どれくらい未入金があるのかもリアルタイムに表示できる機能があることが大切です。

特に口座引落ができなかった場合、その債権は経理上、直ちに未入金になりますが、翌月の請求分の口座引落があった時点で、過去に滞留した未入金分から充当することになります。これが繰り返されると、未入金の実態がますます分からなくなることがあるためです。

最近はSMSメッセージ(キャリア・メールとも呼ばれています)やE-mailを利用して、未入金がある場合に、未入金の可能性がある旨を自動的に通知する機能が実装されたシステムも見られるようになっています。適切なタイミングで入金の催促ができるように是非活用したいところです。

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