受託開発やライセンス販売を行う企業で前受金の管理を効率化する方法

受託開発やライセンス販売を行う企業で前受金の管理を効率化する方法

会社の損益を把握する場合、売上の管理が適切かつ迅速にこなされていることは、必要不可欠でうす。売上のほとんどをサービス提供前に受領する場合もありますが、これらを一緒くたに売上として管理してしまうのは会計原則から逸脱します。このような取引は、一旦「前受金」という勘定科目を使用し、サービス提供時に売上に振り替わるのですが、この一連の作業は、顧客の数が多くなってくるにつれて管理量も増え、非常に手間のかかる作業となります。

この記事では、受託開発や自社開発製品のライセンス販売などの事業を行うアプリ開発企業へのインタビューで見えてきた前受金管理のお悩みのポイントと、どのように改善できるかをお届けします。

今後の前受金管理のお悩み

今回インタビューした企業は、アプリの受託開発や、自社開発製品のライセンス販売を行っています。

現在、前受金の管理はエクセルで行っており、その量は数十件。現時点では、今のままでもそれほど業務に負担がかからない量ですが、毎月管理する量が増えている状況で、「作業量が手に負えなくなる前にシステム化したい」というお悩みを抱えていました。

現行の売上管理の流れ

この企業では、請求事務は販売管理システムを使用しており、前受金の管理をする際にはエクセルとシステムの付け合せ作業が発生します。

また、複数のサービスを提供しているため、料金体系も様々です。受託開発の場合は一括請求、ライセンス販売については、一括請求と毎月請求が混在する複数の請求パターンが存在しており、毎月の請求書発行枚数は数百枚にのぼります。

複数のサービスを提供していて料金体系も様々

売上計上や入金消込については、会計管理システムで行っています。

これら一連の業務で複数のシステムを使用していることから、業務が煩雑になり、ミスが起きやすい状況になっています。

業務改善のための2つのアプローチ

今回のケースでは、下記の2つのアプローチが有効です。

それぞれ順番に見ていきましょう。

契約数の増加に対応できる前受金管理システムを利用する

現在、前受金の管理にエクセルを使用している状態です。使いようによっては効率的に管理することも出来なくはありませんが、前受金の管理に特化した管理システムを導入することにより、前受金に関する様々な情報が管理しやすくなるでしょう。

エクセルでは、基本的に管理者自身が関数やマクロを組んだりしなければならず、管理者がエクセルの整備も行いながら管理していかなければなりませんが、管理システムを導入することによって、管理者は前受金を管理することのみに集中でき、業務の効率化が期待できると同時に、ミスを未然に防ぐことができるのではないでしょうか。

請求書発行から前受金管理までを一元管理できるシステムを利用する

こちらの手法は、前受金管理よりも広い範囲で、「請求書発行から前受金管理までを1つのシステムによって管理してしまう」というものです。

同じシステムを使用する事によって、請求書情報を入力した時点で前受金管理まで同時に完結してしまうため、管理は非常に楽になります。

請求書発行と前受金管理とで違うシステムを使用していると、どうしても付け合せの作業が発生するため、ミスをする可能性が出てきます。また、付け合せの作業自体はかなり機械的な作業になるため、人間が行うよりもシステムに任せてしまった方が遥かに効率的です。

付け合せ作業を省くことが出来れば、将来的に顧客が増加したとしても、かなり効率的に効率的に処理を進めることができるでしょう。

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