こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
収益認識は取り扱うサービスや内容、業種ごとに変わります。今回は部品・工事等を取り扱う商社における収益認識と、前受金管理のポイントについて解説します。
部品・工事等を取り扱う商社で前受金が発生する場合
商社で前受金が発生する場合は、次のパターンが考えられます。
- 入金確認後の商品発送
- 工事の仲介をしてその一部の代金の手付
特に多いのは、1の入金後の商品発送です。
付き合いが長く、信用関係が構築されている業者には、商品を送りその後に代金を回収するという流れになります。
しかし、初めての取引の業者等は、信頼関係が出来ていないので、まず入金を確認してからその後に発送するという流れが多々あります。
事前にお金を頂くので前受金と言う形になります。この時点でまず前受金が帳簿上で発生します。
前受金の処理をする時の注意点
まず前受金を処理する際に、現金回収なら問題ないですが、銀行振込の場合は、振込手数料がどの様になっているかを確認する必要があります。8,800円の請求に対して8,000円しか入金が無かった場合、8,000円の前受金処理をしてしまうと間違いになってしまいます。振込手数料である800円も前受金の総額として処理をする必要があります。
つまり先に入金された金額がそのまま前受金とは限らないという事を注意する必要があります。
前受金の管理の難しい点
前受金は、売掛金と違い何も計上の無い所から管理しなければいけません。売掛金の場合は、前月残高−今月入金＝来月繰越残高になります。しかし、商社の場合通常前受金は、前月残高が存在しません。商品発送よりも先に入金がされるので残高がマイナスの状態になり、その先入金に対して売上を計上して残高を管理する必要があるのです。
認識的にも売掛金の場合は、未回収になると会社としては損失になります。しかし、前受金は、先にお金をもらっているので意識的に「損にならないから」という考えを起こしてしまいがちになるのも注意が必要です。
管理方法は、エクセル等で表を作成し管理をするのか、専用のソフトを使用するのかと色々な形があると思いますが、前受金を頂いているのに再度請求をしてしまったりしない様にしなければなりません。
前受金は、先にお金をもらっているので、再度請求等をしてしまいますと、そのこと自体がお客様に迷惑を掛けてしまう、また信用を失うことにつながってしまうため要注意です。
特に商社の場合、ほかの業種よりお客様が多く前受金の数も多いので、管理が煩雑になりがちです。
前受金の計上時、収益科目への振替時期
前受金を収益科目（売上）計上をする時期ですが、商品出荷後にすぐに計上をする方法と1カ月分まとめておいて計上する方法があると思います。
原則は、商品出荷後にすぐに計上が良いかと思います。ただ、ある程度の規模の会社になると売上の計上が、締日単位になっているところが多々あります。
末締めなら末日の日付で売上データの合計をまとめて収益計上（売上）を計上するという方法です。この方法に合わせるとするならば、システムを利用するなどして前受金で商品出荷済みのデータを把握しておいて売上計上する必要があります。
また、前受金の売上は現金売上です。会社のほとんどが、掛け売りの取引条件だと思いますが、前受金は、通常とは違うという事の認識が計上の仕訳科目でも必要となってきます。
まとめ
前受金を管理するにあたり心がけて置くことは、既にお金を頂いているという点です。商社の様に前受金を頂く得意先が多くてもしっかり管理をしないと、前受金を頂いているのに請求書が先方へ届いてしまうというご迷惑をお掛けします。
また商社の場合は前受金勘定自体が、長い間、計上が残っている科目ではありません。その性質上、前受金が発生したその月、遅くても2カ月後に残っている事はまずありません。
上記の事に気を付けて業務をすることで正確な前受金管理ができるようになると思います。もし気をつけていても送付ミスや金額間違いなどのヒューマンエラーが増えてきた場合は前受金管理システムの利用を検討するべき時期かもしれません。
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