前受金管理のボリュームが増えてきたら検討するべきポイントとは?

サブスクリプション・SaaSサービスを提供する企業において、その売上管理に通じる前受金の管理は経理担当の手を煩わせる作業のひとつです。

今回、セキュリティSaaS企業へのインタビューを行いました。中でもこちらの企業では前受金や売掛金として管理すべき情報の増大という問題点を抱えていました。こちらの記事では、これらの問題点の背景やそのリスクを整理し、対処法を検討します。

前受金と売掛金に関する課題とその背景

今回のインタビューでお聞きした中で、重要な課題として挙あがったのは「前受金と売掛金の管理を簡単にしたい」「作業の効率化」というものでした。これらの課題の背景には、以下のような業務の現状が要因にあるようです。

セキュリティSaaSサービスを提供する企業の現在の前受金管理業務

こちらの企業では現在、前受金管理は年間で請求して期間配分で売上計上し、スプレッドシートで管理しているそうです。もともと、料金体系は年間請求が前提で、販売管理システムを利用して請求書を発行し、メール添付で送付しています。毎月の請求書の発行は数百枚にのぼりますが、経理担当者はこれらの情報・入金の状況を前受金の管理に使用しているスプレッドシートへ反映します。売上計上は会計管理システムを利用しており、管理ツールは別々のものを利用している状況です。

この「前受金と売掛金の管理の効率化」という課題には、以下のような背景があります。

作業工数がかかる

こちらの企業では取引数が増え、前受金・売掛金として管理する情報量が増大したことを背景に、現状のスプレッドシートを活用した管理に限界があるようです。シートへの入力処理や確認作業数が増えるだけでなく、作業中にスプレッドシートがフリーズするなどの支障が出ていることが現場では課題と感じているそうです。

ミスが発生しやすい

現状のスプレッドシートの管理方法では、計算式を組み込み、必要に応じて更新や変更を手作業で行います。そういったタイミングでは作業量が増えるほどヒューマンエラーが生じる可能性が増大します。さらに、ミスを懸念し、チェック作業を強化することで作業に時間を費やすことにもなってしまいます。

前受金の管理は煩雑なため、時間がかかる・ミスが生じやすい管理方法ですと、経理担当者の負荷が増えます。また、経理担当者にとってはこの作業は売上計上など経営数値の算出につながるもので、スピード感を求められる作業です。この処理の正確性を欠くことは会社としてのリスクにつながります。これらの視点から前受金の管理業務は重要なのです。

前受金管理のボリュームが増えてきたら検討するべきポイント

サブスクリプション・SaaSサービス業界では、そのニーズの急速な高まりから、気付かないうちにその処理数が増大していることが多くあります。ボリュームが増えてきたことで、以下のような業務負荷やリスクがないかを今一度整理し、今後の対応を検討する材料にしたいものです。

  • チェック作業を含めた全体の管理方法にかかる工数が増えていないか
  • ヒューマンエラーが起きやすい方法での処理が多くないか
  • 複数のシステムやツールを介する処理により、業務フローが複雑化していないか

これらの課題を解決するには、現状の管理方法を把握したうえで、今後の対処の方向性を決めていくと良いでしょう。以下は、その解決法の例です。自社に見合った効率化・システム化を推進すれば、経理担当者の負荷を減らし正確な経営数値の算出・把握を実現できるでしょう。

前受金管理しやすい前受金管理システムを利用する

期間按分などの機能があるなど前受金の管理に強いシステムを活用することで、作業の煩雑さが軽減されます。

請求情報から前受金管理までを一元管理できるシステムを利用する

現在の業務を踏まえ、請求数値の管理・前受金や売掛金の管理・売上計上までを一つのシステム内で行うことで、スプレッドシートでの管理の手間や、ヒューマンエラーによるミスの発生率を低くできます。

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