業務拡大による請求書発行業務の悩みを改善する方法とは?

請求書発行業務というとミスの許されない仕事であり、経理担当者にとってプレッシャーのかかるところです。請求管理をエクセルで行ったり、独自システムを導入している会社も多いと思います。しかし、業務拡大する中で請求先が何十社、何百社と増えてくると対応するのが難しくなり、新たな請求書発行システムの導入へ舵を切るケースも少なくないです。

今回、取り上げるのは農産物販売企業ですが、請求業務において同様の課題を抱えています。同社の業務内容は農産物を自社販売するというもので、堅実な経営を行っています。しかし、請求書発行という面では課題があるのが現状です。以下では現在の業務フローと課題を示した上で、解決案を提示します。

現在の請求業務フローと課題

現状では、独自の請求書発行システムを運用して請求書を発行しています。しかし、制約も多く、独自システムでは対応できない請求書が必ず一定数出てきてしまう不都合があります。このようなイレギュラーな請求書とは、特定日以外に発行する請求書や前払いの請求書です。これらについてはエクセルを利用して、経理担当者がその都度請求書を発行しています。

このようにこちらの企業では請求書の発行について、独自システムを利用する場合と、エクセルを利用する場合に分かれてしまっています。この結果、「(1)統一的に支払い期日の管理を行えない」という課題が表面化しています。しかも、最悪の場合は支払い期日を過ぎてしまうこともあり、業務改善が急務です。これに加えて、「(2)統一した請求管理ができないために請求先ごとの累計の請求額・入金管理を行えない」という課題も出てきており、この点でも業務の見直しが急がれます。

なお、取材先企業では売上管理でも独自システムを利用しています。つまり、請求書発行と売上計上の両方において、自社でシステムを構築しているのです。たしかに独自システムは、安価で手軽に利用できる利点はあるものの、細かい不具合や修正点が出てくるものです。そうだとすれば、事業規模の拡大に伴って適切にシステム化を進めていくべきでしょう。

課題に対する解決案

上述した請求書発行業務に関する課題を解決するためには、次の3つの解決案が考えられます。第一に、特定の請求日だけでなく、複数日程や前払いなど様々な発行パターンに対応できる請求書発行システムを利用することです。独自システムを利用すること自体は悪くないですが、現状では対応できる幅があまりに狭いと言わざるをえません。できれば市販の請求書発行システムを導入して様々な請求書発行を一元管理できるシステムの構築を目指すべきでしょう。

第二に、請求書の支払期日とそれを過ぎているかどうかが、一目で分かるような請求書発行システムを利用することです。支払期日の管理は請求業務の基本です。現状では独自システムとエクセルの併用という形になっており、システム化を通じて一元管理する方向に変えていくべきといえます。

第三に、自動で請求先ごとの売上額を集計して表示される請求書発行システムを利用することです。システム導入によって請求先ごとの管理は容易にできるようになります。この点でも請求管理システムの導入が急務と言えます。

まとめ

請求書を正確に発行して、適切に請求管理を行うのは経営の根本です。未回収の売掛金が放置されている状況では会社も立ちゆかなくなりかねません。しかし、請求書の発行とそれに伴う請求業務は手間のかかるものです。システムの導入によって無駄を省き、経営上のリスクを減らしていきたいものです。

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