サブスクリプションビジネスにおける効率的な前受金管理とは

サブスクリプションビジネスは、顧客を確保することができれば定期的な収益を計上できますが、事業の特性上、前受金の会計処理が複雑になります。「現在は表計算ソフトで管理しているが件数が多く時間がかかる」という悩みを持った経理担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事では、前受金管理における課題や効率的な管理方法を紹介します。

前受金とは

企業が商品を販売した際の会計仕訳では、通常は売上勘定で処理(例1)しますが、販売前(役務提供の完了前)にあらかじめ代金だけを受け取った場合は、売上勘定ではなく前受金勘定で入金を記録しておきます。その後、実際に商品の引き渡しが行われたら前受金の消込を行い、売上を計上します。(例2)

例1:当社の商品をX社に100,000円で販売し、代金は現金で受け取った。

借方貸方
科目金額科目金額
現金100,000売上100,000

例2:当社の商品をY社に150,000円で販売する契約を行い、代金を現金で受け取った。なお、納品は後日行う。

借方貸方
科目金額科目金額
現金150,000前受金150,000

上記仕訳にて契約した商品をY社に納品した。

借方貸方
科目金額科目金額
前受金150,000売上150,000

サブスクリプションビジネスにおける前受金管理の問題点

どのような業種でも前受金は発生するものですが、サブスクリプションビジネスにおける前受金は他業種より管理が難しいといえます。サブスクリプションの事業形態では、数か月分や1年分など、一定期間の利用料をまとめて受け取ることが多く、サービスの提供前に受領した代金は、前受金で処理しなければなりません。

例えば、12か月分の利用料を受け取った場合は、既にサービスを提供した当月以外の11か月分を前受金で仕訳し、その後は1か月ごとに売上に振り替える必要があります。顧客が少ないうちは表計算ソフトなどで管理ができますが、事業規模が大きくなるほど、月ごとの按分や入金履歴との突合作業をはじめとした前受金管理の手間が増えることになります。また、定額課金のサービスであれば総利用料を期間で割れば1か月あたりの売上が算定できますが、従量課金のサービスであれば、管理はより複雑になります。

さらに、前受金のほかに売掛金も同様に管理を行わなければならないため、件数が多いほどヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。

効率的な前受金管理を実現するためには

前述のような問題点を解決し、効率的な前受金管理を実現するためにはシステム化が一番の近道です。例えば、請求書作成と前受金の管理機能が一体となったシステムでは、請求書をシステムで作成し、商品や顧客ごとの売上計上タイミングを設定することで、前受金を自動的に集計します。

また、前受金や売掛金の消込の自動化をしたり、残高をリアルタイムで表示したりすることも可能なため、月次決算の早期化も期待できます。これらの機能を活用することで、表計算ソフトでの管理から脱却もできるため、経理担当者の負担が少なくなり、入力ミスや計算式の間違いなどのヒューマンエラーも未然に防ぐことが実現できます。

まとめ

サブスクリプションビジネスでの前受金管理は事業が拡大するほど複雑になり、表計算ソフトでは次第に限界が見えてきます。ミスを減らし、より効率的に業務をすすめるために、請求書の作成から前受金の計上まで一元管理できるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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