定期的な売上計上が見込めるサブスクリプションビジネスは入金消込を自動化しよう

一般的な事業会社での入金の消込業務は、以下のような流れで行われます。

1. 担当者が銀行の入出金明細を確認
2. 入出金データに記載のある振込人名と自社内の売掛金管理システムで記載のあるお客様名と入金金額を突合し、潰し込みを行う
3. 振込人名とお客様名が相違する場合や金額が相違する場合は、担当者から営業担当者へ連絡をする

このように入金消込業務は人により管理されています。その理由としては、単発の取引のお客様の場合、振込人名を予測することが困難であったり、お金に関わることであるからといった理由があげられます。

それではどのような場合に入金消込業務を自動化するが可能なのでしょうか。

サブスクリプション企業が入金消込業務を自動化すべき理由

サブスクリプション企業は入金消込業務を自動化するべき業種と言えます。理由としては、以下の3点があげられます。

1. 売上が毎月固定であること
2. 入金日や入金方法が確定していること
3. 振込人が毎月一定であること

誰が・いくら・どの頻度で支払するのかが決まっていれば、自動化することに適しています。サブスクリプション企業ではこの3つの要素を満たしておりますので、銀行のデータを活用すれば、人を使わずに消込業務を完結することが可能です。

売上が毎月固定

サブスクリプション企業では、売上は毎月一定です。即ち売掛金として毎月発生する金額も一定です。このため、お客様から入金された金額が正しいのかどうかは容易に判断することができます。一般の事業会社では取引の都度毎回売掛金の金額が変わりますので、この点は大きな特徴と言えます。

入金日や入金方法が確定している

サブスクリプション企業は一般的に売上を回収するサイクルが決まっています（多くは毎月回収）。売上の回収サイクルが決まっているということは、売掛金の期日管理が実施しやすいということです。一般の事業会社はお客様毎に回収条件が異なり管理が煩雑になりがちですが、この管理のしやすさや回収漏れリスクの少なさもサブスクリプションの大きな特徴です。

振込人名が毎月一定 

最後は振込人名の問題です。消込の自動化を行う上で最も壁となるのが、この振込人名です。銀行の入出金データでは一般的に半角カナでお客様名が表示されます。この半角カナデータと社内にて管理しているお客様名を紐づけする作業が必要になります。サブスクリプション企業では毎月同じ口座から振込や引き落としを行う取引が大半かと思いますので、最初に一度この紐づけを行っておけば毎月の入金データを容易に特定することが可能です。

入金消込業務を自動化する方法

入金消込業務を自動化する方法としては、以下の方法になります。

1. 使用するシステムにてお客様名＝振込人名半角カナを紐づけする
2. 銀行の入出金明細からCSVデータを出力する
3. CSVデータを使用システムに取り込みを行う

一般的には 1. にて登録されていないデータのみがエラーとして保留になりますので、取り込みできなかった明細のみ目視で人が判断し、そのパターンを使用システムに登録していくことになります。

まとめ

サブスクリプション企業では事業会社と売上方法や回収方法が異なります。その異なる点を有効に活用し、入金消込業務の自動化を検討しましょう。最初は登録の手間もありますが、一度システムに紐づける作業をしてしまえば、その後は入金の都度ミスなく消込作業をしてくれますので、業務負担が。立ち上げたばかりで人手をかけられないサブスクリプション企業にとって自動化を導入することは本業へのリソース集中の観点からも非常に意味のある投資になるものと言えるのではないでしょうか。