サブスクリプションの売上回収を最適化する請求書発行システムとは?

サブスクリプションビジネスを行う上で、手間や時間、そしてコストがかかるものの代表が「請求書の発行と売上金回収管理」です。売り切り型ビジネスむけの従来の会計システム や自作のExcelで管理をし、その複雑さに頭を悩ませている経営者の方も多いのではないでしょうか。今回は、その複雑さを一気に解消する1つの方法をご紹介します。

サブスクリプションビジネスの売上回収は複雑

サブスクリプションビジネスの売上は、顧客の増減や従量制課金の有無によって毎月の請求額が異なってきます。顧客ごとに毎月変化のある売上額を管理するのは大変難しい上、新規顧客が増えるほどに請求先が増加するため、サブスクリプションビジネスの請求書発行作業は非常に手間と時間がかかります。また、顧客数が多ければ多いほど売上の入金件数も増えるため、入金の消し込みをするだけでも一苦労です。

事業規模を拡大すればするほど複雑化していく売上回収に対し、有効的な手段が「請求書発行システムを使用する」ことです。

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から郵送、入金の確認までを自動で行える効率的なシステムのことです。最初に顧客情報の登録さえしておけば、毎月定額請求の顧客に関しては自動的に請求書が発行されます。従量制課金課金があり毎月金額が異なる先の場合も、自作のエクセル(Excel)などで売上を管理するよりも、システムを使用したほうがより正確に売上を管理することが可能です。

請求書発行システムを導入する3つのメリット

サブスクリプションビジネスにおいて請求書発行システムを活用することで、以下の3つのメリットがあります。

請求書発行作業の効率化

請求書をエクセル等で作成・管理する場合、「顧客名や住所の入力」「毎月の売上額の入力」「適宜エクセルシートの修正」「請求書と封筒を顧客先ごとに印刷」「印刷物の確認」「封入作業」など、たくさんの工程があり、時間がかかる上にヒューマンエラーの可能性も高くなります。

これに対し、請求書発行システムを活用した場合、顧客名や住所は最初に登録しておけばその後の入力は必要ありませんし、毎月定額の売上であれば自動的にシステムが処理してくれます。また、システム内の郵送代行サービスを使用すれば請求書の一括郵送も行えるため、自社で行う請求書発行一連作業の時間が圧倒的に短縮されます。

コスト削減

システムからそのままPDFを作成することができるため、従来の請求書発行方法では、郵送代や紙代がかかっていました。しかし、請求書発行システムを使用すればシステムからそのままPDFを作成することができるため、「PDF形式の請求書をメールでもらえればかまわない」という顧客に対しては、郵送代や紙代のコストを削減できます。

また、請求書の印刷から封入、郵送までを代行してくれるサービスもシステムに含まれているため、これまでどんなに忙しい時期でも毎月必ず作業する必要のあった郵送作業の時間と人件費を削減することも可能です。代行サービスはシステム利用料以外に別途サービス料が必要な場合が多いため、作業の手間と時間を考えて代行サービスを利用するかどうかを選択するとよいでしょう。

ヒューマンエラーの防止

自社のエクセル(Excel)等で売上を管理する場合、顧客数が多いほど、ヒューマンエラーにより請求漏れや誤請求が発生する可能性が高くなります。

請求書発行システムには請求管理機能が備わっており、当月の請求済件数や未請求件数を確認することができるため、請求の漏れを防ぐことができます。また、売上金額と顧客先名を連携させることで、請求書の宛名間違いによる誤請求も防げます。

まとめ

サブスクリプションビジネスは、従来の単発・売り切り型ビジネスよりも、売上の管理や回収方法がより複雑化しています。現在顧客数が多く、請求作業に時間がかかると感じている場合は、請求書発行システムの導入を検討するのも作業時間削減の画期的な方法です。

自社従業員の時間と手間を省いて本業に集中するため、そして事業規模の拡大に備えるためにも、請求書発行システムを導入して売上回収を最適化しましょう。

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