サブスクリプションビジネスを効率化させる請求書発行システム導入のすすめ

サブスクリプションビジネスは、事業が軌道に乗ると安定した収入を確保することができますが、利用料金の請求業務も定期的に発生するものです。請求は、契約件数が少なければスタッフの手作業でまかなえますが、規模が拡大するにつれて負担が増加していきます。

また、請求書の管理も少ないうちは表計算ソフトで処理できますが、件数が増えるほどデータ量の増加によるソフトのフリーズやケアレスミスのリスクが高まっていくため、より信頼性の高い請求書発行システムの導入を検討する必要があります。この記事では、サブスクリプションサービスを提供している企業の経理担当者や経営者の皆様へ向け、請求書発行システムを導入するメリットを紹介していきます。

サブスクリプションビジネスの請求書発行と問題点

サブスクリプションビジネスは、あるサービスを一定期間利用する権利を顧客に販売し、期間に応じた対価(料金)を受け取る事業です。サービスを解約されない限りは継続して収入を得ることができますが、請求書の発行や管理といったバックオフィス業務には特に手間がかかります。

請求書発行業務は、顧客の契約内容に応じて請求書を作成・印刷・郵送し、入金確認を行うという流れが一般的ですが、事業の規模が大きくなるほど、以下の理由により請求書の発行が煩雑・複雑化します。

顧客により請求の内容が異なる

サブスクリプションビジネスでは、一定の料金体系は設定されていると思われますが、従量課金制の場合や顧客ごとに契約をカスタマイズしている場合は、その内容ごとに請求書を作る必要があります。顧客が増えると毎月の請求書の作成数も増えるため、作業内容が複雑になります。

短いサイクルで請求する必要がある

多くのサブスクリプションサービスの利用料金は月払いが一般的ですが、年払いなどの場合と比べると請求作業の回数が単純に増加します。また、月払い以外(3か月ごと等)の料金体系が混在している場合は、請求担当者のチェックも入念に行う必要が出てきます。

契約内容が変わることが多い

サブスクリプションサービスは、顧客の要望に合わせてその都度契約内容を変更することが多くあります。したがって、毎月請求を行う場合でも、現在適用されている契約内容を確認してから請求書を作成する必要があります。

このように、サブスクリプションビジネス特有の料金体系も相まって、請求書の発行作業は煩雑なものになります。また、表計算ソフトで管理する場合でも、データ量が増加することでソフト自体がフリーズするリスクや担当者がケアレスミスをする可能性も高まります。次の項目では、これらの問題点を解消するためのシステム導入のメリットを紹介します。

請求書発行業務において専用システムを導入するメリット

前項で示した問題点を解決するために請求書発行システムを導入すると、以下のようなメリットを受けることができます。

1. 請求書を自動で送付できる

手作業で請求書を送付する場合、請求書データの作成・印刷・郵送などのプロセスが必要であるため、事業規模が大きくなるほどスタッフの負担は大きくなります。

請求書発行システムを導入すると、一括で請求書を送付することができる他、ペーパーレスを推進している相手先であれば、EメールにPDFを添付して送信することもできます。

2. 顧客別の契約で請求書を自動で作成できる

毎月等、定期的に請求を行う契約において、顧客ごとに利用期間や内容が異なる場合でも、システムに登録しておけば自動で請求書が作成されます。契約期間の途中で金額や提供するサービスの内容が変わった場合であってもシステムが自動で契約内容の差分を検出するため、元の契約書と突き合わせる必要がなくなります。

3. チラシ同封で売上に貢献できる

請求書発行システムを導入すると、バックオフィスの負担減だけではなく、売上にも貢献することができます。既存の顧客に新たなサービス等を営業する際、通常のメールマガジンやチラシであれば見られることなく破棄される可能性がありますが、請求書に関しては相手先が必ず内容を確認しますので、同時に送付することで効率的にアピールすることができます。

まとめ

請求書の発行は、事業規模が大きくなるほど複雑・煩雑になり、表計算ソフトだけでの対応は限界が見えてきます。請求書発行システムを使うことで、請求書の自動送付や自動作成をはじめとした業務の効率化のみならず、新たなビジネスチャンスを得る可能性を作り出すことができます。信頼性の高い請求書発行システムを導入して、さらなる事業拡大を目指してはいかがでしょうか。

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