請求情報から前受金管理までを一元管理システムを利用すべき理由

今回、取材したのはマネジメント支援SaaS企業です。こちらの企業ではマネジメント支援のクラウドサービスを提供しています。現在この企業では、煩雑な前受金管理業務を避けるために、毎月請求を行っています。

しかし、サービスの会員数が増加するにつれて請求業務も膨大なものとなりつつあり、できれば今後一括請求に対応していきたいとの希望を持っています。

今回はこちらの業務改善案について解説いたします。

現在の業務の流れと課題

改善案を探る前提として、現状について振り返ってみます。

契約管理をスプレッドシートで行っていて属人化が問題

まず契約管理ですが、サブスクリプションビジネスでは契約の新規受注・変更・解約が常に発生し続けます。これらの契約管理を、今回取材した企業ではスプレッドシートで行っているということです。しかし、料金体系における割引サービスがとにかく複雑です。このため、全ての請求情報をスプレッドシートで管理していると、常にヒューマンエラーの恐れがつきまといます。たしかに管理体制を強化して、ダブルチェックを行ってはいますが、ミスをゼロにするのは現実的には難しいと言わざるをえません。システムの属人化は大きな問題でしょう。

割引のある複雑な請求業務に手間がかかる

次に請求業務ですが、毎月の請求書発行枚数が数百枚あるうえに、月額料金を基本としており、取引先企業による割引も含まれます。このように量が多く、しかも内容が複雑であることが請求業務を複雑にしている要因です。現状では請求書発行システムを利用して、ある程度自動化してはいるものの、毎月数営業日を請求業務のために費やしてしまっているのが実情であり、効率化していきたいところです。

前受金の管理は複雑

最後に売上計上ですが、会計管理システムを利用して経理処理を行っています。もっとも、現状では毎月請求を基本とするため、複雑な前受金管理はありません。しかし、今後一括請求にシフトするとなると話は違います。一括請求となると、顧客の利用実績に応じて毎月異なる金額を計上しなければなりません。例えば、一年分の代金を一括請求した場合は月ごとのサービスの利用に応じて売上を計上していくのです。つまり、請求総額を12分割して、当月以外の11ヶ月分は前受金として計上し、その後毎月1/12ずつ売上計上することになります。このため、当然ながら毎月の前受金管理の手間は膨大なものとなります。

業務ごとに別々のシステムを利用することで無駄が増えてしまう

上述の内容が現在の業務フローであり、どのような点が問題かいくつかあげてみます。

まず契約管理をスプレッドシートで行っているため管理の手間がかかっていることです。属人的な作業になるため、ヒューマンエラーの恐れが常に存在します。他にも請求業務や売上計上においても無駄があります。また、何より問題なのは、契約管理はスプレッドシート、請求業務は請求書発行システム、売上計上は会計管理システムを用いており、各々がバラバラになってしまっていることです。

請求情報から前受金管理までを一元管理システムを利用しよう

このため解決案としては、請求情報から前受金管理までを一元管理できるシステムを導入することが、有力な選択肢となります。このようなシステムを導入すれば、属人化した契約管理を解消できますし、請求に要する時間を80%も削減できます。売上計上でも、経理担当者と前受金管理や売上計上についていちいち確認する手間が省けます。

サブスクリプションビジネスの場合、クライアントの増加に伴い、業務量が急激に増えていく特質があります。そうだとすれば、業務の適切なシステム化は必須の選択肢となるはずです。自社の業務フローを見返してどの部分をシステム化するか見極め、必要十分な対策をとって業務を効率化していきたいものです。

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