こんにちは。「クロジカ請求管理」コンサルティングチームの花田です。
請求書発行業務はあらゆる商品やサービスを販売している会社様が利用するシステムです。請求書を作成、印刷、お客様に送付、入金確認後に消込という業務を手作業で実施すると、作業のミスが発生しやすくなります。
また紙の管理により保管が必要な資料は増え続け、定期的に資料をまとめる作業も発生してしまいます。なにより保管コストや人員コストが発生し会社の出費が増えてしまいます。そのため、請求管理システムを導入し、業務の効率化を図るという形が成長中の企業では一般的になりつつあります。
今回は急成長中の美容医療系SaaS企業を取材させて頂きました。急成長中の会社様で請求自動化ツールを導入する際に、どんなことに注意すればいいのかを紹介していきたいと思います。
請求業務が事業の成長に追いつかず逼迫している
今回取材をさせて頂いたのは美容医療系SaaS企業で、美容医療の予約サービスや美容医療に関するメディア運営を行っています。
これまでは毎月数十件程度の請求業務で収まっていましたが、現在急成長中のため毎月数十件ずつ請求が増えていっています。現時点ではなんとか手動で請求メールを送ることで請求業務を行えていますが、だんだんとこの業務方法では請求が追いつかなくなってきているとのことです。
特に件数が増えたことにより、請求内容の管理が煩雑になってしまい毎月一定数の請求内容のミスが発生してしまっています。またメールでの送付ではお客様がメールに気付いてくれず、支払いが滞ってしまっていることもあるようです。
請求業務を正しく行うことは会社同士の相互信頼の構築や維持の基本と言えます。そのため業務方法を見直し、適切に請求業務を行っていきたいという課題をお持ちでした。
作業量の増加による人手不足に対応するシステムの構築
こちらの会社の課題は大きく分けると「作業量の増加による人手不足」と「お客様の請求メールの確認漏れ」の2つに分かれます。
現在の日本ではどの業界でも人手不足の問題が深刻化し、求人を出してもなかなか採用できないことが多くなってきています。また採用しても社員が長続きせず、企業内に人材のノウハウが蓄積されにくくもなっています。そのため、どのような人でも自然と使用できるバックアップ体制の整ったシステムを利用することが急務です。
激務になる前に導入システムの改善を
新しいシステムを導入する時は、「現状分析」「要件定義」「設計」「開発／テスト」「導入支援」「本番稼動」のスケジュールが目安となってきます。またこのシステム導入はお客様との共同作業となり、最低でも2名程度の担当者のご協力を頂くことになります。また「導入支援」や「本番稼動」の段階では実際に請求業務を行う現場スタッフのご協力を頂くことになります。「忙しくなってきたから新しいシステムを導入しよう」と考えてしまうと、現場スタッフの業務負担が増加してしまいます。
今回取材をさせて頂いた会社も、今後継続的に成長していくことが予測されており、会社の経営方針にもしっかりと組み込まれていました。現状の自社システムでは既に物足りなさを感じるようになってしまっており、業務量が増加していく中でのこのようなシチュエーションは現場スタッフの心理的不安となってしまいます。
これから成長フェーズに入るこちらの会社では新しい請求管理システムを導入することで、現場スタッフの業務改善が行われ請求内容のミスも減ることが見込まれます。
また業務時間にゆとりが出来ることで未入金の管理まで手が回るようになり、請求メールの確認漏れをしているお客様にも適切にアプローチすることができるようになるでしょう。
まとめ
請求業務は企業同士の信頼感系の構築や維持の基本と言えます。日々の業務の中でミスや漏れを発生させず、働くスタッフの負担を減らし効率的に行っていくことが大切と言えるでしょう。
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