請求書を電子化する5つのメリットと3つの準備ポイントとは?

請求書を電子化する5つのメリットと3つの準備ポイントとは?

政府が掲げるIT化推進の一環により、電子請求書が普及し始めました。電子請求書とはどういうものなのか、電子請求書を導入するメリットの概況を説明いたします。

電子請求書とは

「電子請求書」とは、紙媒体に印刷していた請求書をPDFなどにデータ化した請求書です。電子請求書にすることで、請求書のPDFデータをEメールに添付して取引先に送ることや、取引先が所定のオンラインサービスにアクセスして、いつでも目的の電子請求書をダウンロードすることが可能になります。

請求書を電子化することのメリット

メリット1 事務作業の簡略化

請求書発行業務は紙媒体の印刷、封入および発送作業の単純作業です。これらは電子請求書化で不要になりますので、作業にかかっていた時間とコストを削減できます。

クラウドサービスなどの請求書発行システムを利用すれば、会計システムとAPIで連携することで請求データを自動で取り込み、指定した発行日に電子請求書を作成、登録した取引先にデータを送信するまでを一括で対応できます。

メリット2 内部統制の強化が可能になる

営業部門からの請求データを経理側で間違いなく請求書として発行したかどうかをシステムで管理することで、請求書発行に関する記載間違いなどを予防できるようになります。

過去の請求書発行の動向を分析しやすくなりますので、 架空請求書の発行を防止する統制上の効果もあります。

また、データの発行先を事前に登録しますので、電子請求書が誤って他の取引先に渡ることがなくなります。

メリット3 請求書の照会、再発行などの対応が早くなる

取引先が上場企業や一定規模の会社の場合、月次決算早期化の都合で月初めから数日以内に請求書を必要とすることがあります。電子請求書なら取引先へ速やかに送信できますので郵送よりも早い対応が可能です。

また、請求書を訂正・再発行する場合でも、債権データを修正するだけで迅速に訂正後の電子請求書を発行できます。これらの作業をしたログ(経緯)も同時にシステムに記録されますので、請求書の発行履歴を追うことが容易になります。 

メリット4 過去の請求書データをいつでも確認できる

取引先や営業担当から請求書の照会があった場合でも、速やかに検索し該当の電子請求書を取得することができます。閲覧権限を持った営業担当が直接システムにアクセスできればより迅速な請求書の確認ができます。

メリット5 システム連携を強化すれば経理業務の高度な合理化が可能になる

請求書の電子化に合わせて、会計システムや銀行入出金機能との一元化を目指すことで、債権の確定作業にあたる上流から債権の消し込みの下流までを首尾一貫して対応できるようになり、経理業務のかなりの部分を合理化することが可能になるでしょう。

具体的には、請求書の電子化が可能なクラウドシステムと、現在利用している会計システムをAPIで接続すれば、請求書の発行管理が自動化できるようになります。銀行入出金の機能とも連携できれば、電子請求書発行後に債権の消し込みまで対応できます。

請求書を電子化するための準備

請求書を電子化するメリットは発行者側に多くありますが、電子請求書を受領する側で負担がないようにすることが最も大事なポイントです。

ポイント1 請求書を紙媒体で郵送できる体制を引き続き維持しましょう

電子請求書を受領する側が「電子帳簿保存法」の適用を受けていない場合、原則として電子データでの保存が認められません。この場合、電子請求書の受領者側で、たとえば PDF データを印刷して紙媒体の状態で保存しなければなりません。

すべての取引先が電子帳簿保存法の適用を受けることは難しく、引き続き紙媒体の請求書を必要とする取引先には、従来どおり紙媒体の請求書を郵送しましょう。

ポイント2 電子帳簿保存法に合致した電子請求書を用意しましょう

取引先が電子帳簿保存法の適用を受ける可能性を考慮し、適用要件を満たす電子請求書の様式で発行しましょう。

たとえば電子メールに請求書のPDFファイルを添付して取引先に送信する場合は、電子請求書にタイムスタンプを付して発行すれば、請求書を受領する側でタイムスタンプを取得する手間が不要になります。

また、一定の要件を満たすクラウドサービスを利用して電子請求書を発行することで、電子データを改変できないシステムやクラウドサービスを利用していることが担保されますので、受領した電子請求書をそのまま電子データとして保存することが認められます。

ポイント3 取引先に対する適切な周知活動

請求書を電子化することは発行者側の一方的な都合に見られないよう、事前に取引先に適宜周知をしておく必要があります。

まとめ

政府が積極的にすすめる「デジタル強靱化」の一環で『2023年10月のインボイス制度導入も見据え、(中略)請求書・領収書のデジタル化、キャッシュレス化、税・社会保険手続の電子化・自動化を促進』する流れがますます加速しています。

新型コロナウイルス感染症の影響で多くの事業所では、時短勤務、テレワークの推進によりオフィスにいる人の数が少なくなり、代わって自宅でも業務を遂行できる環境の整備が進められています。

今後もデジタル化の推進は社会全体で加速していくことが見込まれています。できる限り定型業務は積極的に合理化・効率化して、企業の貴重な経営資源をより重要な業務に集中しましょう。

出典

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