入金消込システムを導入する4つのメリット

入金消込システムを導入する4つのメリット

入金消込は、経理部門にとって大きな負担となりやすい業務です。特に、サブスクリプションビジネスを展開していると、クライアントは加速度的に増加し、入金消込も膨大となりがちです。

もちろん、多くの企業ではエクセルを用いてある程度の自動化を図っているとは思います。しかし、エクセルを利用しても入力や確認は目視による部分が多くなり、完全な自動化は難しいでしょう。そこで、入金消込システムの導入が求められるところですが、実際に導入した場合にどんなメリットがあるのか、本稿ではポイントを絞って解説します。

入金消込とは?

企業同士の取引では掛売りが基本となっており、売買契約を締結したその日に代金を受領できることは稀です。この場合、代金はいったん売掛金として計上されます。そして、後日商品代金が入金されたときに初めて売上が計上されるのです。

仕訳のやり方について、当初は発生主義に基づいて借方に売掛金、貸方に売上高を計上します。そして、入金確認後に借方に現金を、貸方に売掛金を計上します。

このように売掛金に対して取引先から入金があった場合に売掛金残高を消し込んでいく作業が、入金消込です。売掛金は企業にとっては負債になります。

このため、入金確認時に売掛金を帳簿上から消す作業、つまり入金消込が必要となるのです。この作業を行うことで、売掛金が予定通りに回収できているか、売掛金残高が実際の入金額ズレていないか把握できます。このため、入金消込は経理の中でも重要な位置を占める業務といえます。

入金消込業務の問題点

サブスクリプションビジネスを展開していると、会員数の増加に比例して入金消込業務も煩雑となります。月次ごとの入金消込が増加するのはもちろんとして、請求に対して履行が遅滞する請求先が出てきたり、入金したものの、振込先や金額のミスがあったり、同じ金額の売掛金が複数存在して判別できないといったイレギュラーな対応も発生します。

このように煩雑な手間が発生する反面、経理担当者には迅速かつ正確な入金消込の実行が求められており、経理業務でも難しいとされている所以です。

入金消込システムを導入するメリット

入金消込業務をシステム化するメリットとしては次の四つを指摘できます。

入金消込システムを導入する4つのメリット

人為的なミスを防止できる

第一に、人為的なミスを防止できることです。システム化によって入金情報を金融機関やカード会社から直接取得でき、正確な照合が自動的に実行されます。手作業で行う場合と比べると、似たような社名の取引先があってもチェックミスの恐れがなくなるのは非常に大きいです。

また、見間違いだけでなく、思い込みや勘違いによるミスもなくなります。そして、CSVアップロードによって確実に情報を把握できます。これまで月末に手作業で入金確認を行っていましたが自動化されるのです。担当者による結果の確認だけで消込業務が完了します。これまでは数営業日かかっていた作業が、毎日10分程度の作業で済むようになるのです。

売掛金管理の徹底を図れ未収金を把握しやすくなる

第二に、売掛金管理の徹底を図れることです。入金消込業務が迅速かつ正確に行われると請求ミス防止につながります。その結果、未収金を把握しやすくなり、素早い対応が可能となります。迅速な債権回収が実現すれば、結果的に企業のキャッシュフローが改善するのです。

履歴情報の記録によってイレギュラー処理も対応可能に

第三に、履歴情報の記録によってイレギュラーな処理にも対応できることです。例えば、口座名義の不一致から入金消込がなされなかった口座名義を履歴として残しておき、次回の消込時に注意として参照できます。自動で消し込まれなかったデータも次回以降は自動で消込が行われるのです。

入金消込データと他システムを連携できる

第四に、入金消込データと他システムとの連携が図れることです。入金消込後のデータは各種ソフトと連携可能です。しかも、ソフトに合わせたフォーマットで抽出することもできます。入金消込システムの導入によって会計ソフトや販売管理システムと連携でき、情報確認作業の負担を軽減できます。

終わりに

入金消込は重要な作業である反面、煩雑となりやすくミスが生じやすいリスクがあります。経理担当者には正確性とスピードが求められますが、手作業による管理はすぐに限界に達してしまうものです。そうだとすれば、システム化は当然の流れといえますし、作業自体も機械的な内容が多く効率化しやすい分野ともいえます。

システム化によって業務の効率化を目指し、自社に最適な業務フローを導入していきたいものです。

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