請求管理システムのメリットと選び方のポイント

請求管理システムのメリットと選び方のポイント

サブスクリプション・ビジネスを展開していると請求書発行作業は煩雑なものになりがちです。会員数の増加とともに作業が複雑化し、人による作業はすぐに限界に達してしまいます。請求に伴うミスで、ひやりとしたことは一度や二度ではないはずです。そうだとすれば、思い切って請求管理システムの自動化に踏み切ってもよいかもしれません。本稿は、クラウド型の請求管理システムについてメリットや選び方について説明します。

請求管理システムとは?

請求書の発行から入金管理までをシステム上で一元化して、業務負担の軽減と、迅速かつ確実な入金管理を実現するのが請求管理システムです。対応する業務としては、請求書の発行とWEB配信、入金消込、自動仕訳などがあります。

これまで請求業務というと、紙やエクセルによる手作業が中心であったため、請求漏れや誤請求のリスクが常にありました。入力を現場担当者以外が行うことからヒューマンエラーのリスクがつきまとっていました。

しかし、システム化によって現場担当者がその場で請求内容の入力を行い、請求担当者が確認することで確実な請求管理が可能となります。

請求管理システムの導入のメリット

請求管理システムの導入については、次の3つをメリットとして指摘できます。

請求業務の効率化

第一に、請求業務の効率化です。エクセルによる管理に比べて、フォーマットの見栄えが良く自動作成機能が充実していることから、見やすい請求書を少ない手間で作成できます。しかも、システムに付随する郵送代行サービスを利用すれば、さらに効率的です。手作業から生じる送付ミスのリスクを考えると、郵送代行分の料金を考えても割安といえます。また、クライアントが請求書送付を電子メールによることを許諾した場合は手間もコストも大幅に削減できます。

誤請求や請求漏れを防ぐ

第二に、誤請求や請求漏れを防げることです。請求業務を手作業で行う場合、請求先の数と請求頻度が多く、確認してもミスをゼロにするのは困難といったことがあり、どうしてもミスを起こしやすいのは否めません。しかも、請求のミスは大きな損失につながるリスクを含んでいます。請求管理システムを利用すれば、機械が作業を行うために単純な宛先の間違いや郵送時のミスを防げます。また、請求管理機能があれば請求済件数と未請求件数が表示され請求漏れのリスクは著しく低下します。

情報共有が簡単になる

第三に、クラウド型の請求管理システムを用いることで情報共有が容易になることです。クラウド上で作業することで、経理担当者の作成した請求書を現場担当者がチェックしたり、営業担当者同士が見積書を共有することもできます。そして、以前の取引に関するデータもシステム上で検索して参照できるのです。請求管理システム上で情報を一元的に把握することで徹底した情報共有が可能となります。

請求管理システムの選び方のポイント

請求管理システムは、単に請求書を発行する以外にも様々な機能を搭載しています。

例えば、納品書や明細書の作成や送付物の発送代行、各種帳簿に対応した決算書作成などです。また、会計や販売管理などのシステム間の連携もあります。このため、請求管理システムを選ぶにあたっては、あらかじめシステムの導入によって効率化したい業務の範囲を明確化することが必要です。そして、これに適切に対応するシステムを導入するという手順を踏むべきでしょう。この点については、自社の状況を考えていただくのがよいです。

具体的には、クライアントがあまり多くなく、請求書作成のみを行えれば十分であれば、請求書作成と送付のみに特化した安価なシステムを選べば十分です。また、既に一定数のクライアントを抱えているのであれば、販売管理システムや会計ソフトとの連携できる請求管理システムを検討すべきでしょう。

また、この場合は入金消込や督促などの業務まで効率化したいというニーズがある可能性も高く、請求後の業務までも行う機能を持ったシステムが最適です。もちろん、機能の充実に伴ってシステム導入コストも増加します。このため、自社にとってどのような業務を効率化したいのか、そのためにどんな機能が必要かを判断することが必須です。この点を見極めることが最小のコストで最大のパフォーマンスを生むことにつながります。

まとめ

以上が請求管理システムのメリットと選び方のポイントです。まずは、どのようなメリットがあるのか知ったうえで、自社のニーズにぴったり合ったシステムの導入を検討すべきです。請求管理システムには多種多様なサービスがあり、どのシステムを選ぶのが業務効率化に最も資するのか検討すべきでしょう。本稿が担当者の方にとって参考となれば幸いです。

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