証憑書類を電子化することによるメリットとデメリットとは？

こんにちは。「KIMERA」コンサルティングチームの花田です。

昨今、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが推進されている中、証憑書類の電子化を検討している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、証憑書類の電子化を導入した場合のメリットとデメリット、電子保存のための関連法令を解説します。

証憑書類とは

経理担当者が仕訳を行う際などに参照する、領収書や契約書、納品書をはじめとした、いわゆる取引の証拠書類を「証憑書類」といいます。税法上の保存期間も定められており、原則、紙によって7年間保存しなければいけません。

この記事で説明する「証憑書類の電子化」を行った場合であっても7年間保存する必要があります。以下の項目では、証憑書類を電子化した場合のメリットとデメリットを確認してきます。

証憑書類の電子化を導入することで、以下のようなメリットを受けることができます。

書類を電子データで保存することで、コピーのインク代の支出や保存スペース確保の手間、ファイリング作業を省けるため、費用と時間の両面でコスト削減を行うことができます。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴いリモートワークが推進されていますが、証憑書類の電子化が行えれば、紙の資料を扱うことが多い経理担当者でも自宅で業務をすることが可能になります。

証憑書類の電子化を未導入の企業では書類をファイリングして保存していますが、過去の資料を探したい際に「あれはどこの書庫に保存したんだろう？」となることがしばしばあります。電子化を行うと、キーワードなどの検索条件を指定して必要な書類を効率的に探すことができます。

紙の書類は、置き忘れによる紛失や火災などで滅失してしまう可能性がありますが、バックアップやコピーを容易にとることができる電子データでは、紛失や滅失のリスクを減らすことができます。

証憑書類を電子化した場合には、以下のデメリットやリスクが発生する可能性があります。

証憑書類の電子化を進めるためには、専用システムの構築が必須となります。企業の規模にもよりますが、数百万円規模のコストがかかるため、敷居が高いと感じるでしょう。

外部からのサイバー攻撃や社員のミス・不正による情報漏洩の危険性も無視できません。アクセス権限の付与やパスワードの設定、社員教育などを行い、セキュリティを万全な状態にして電子化を導入しましょう。

ディスプレイで見る証憑書類は紙の原本よりサイズが小さいことが多いため、視認性が悪くなることがあります。また、書類の余白部分にメモを取ることができなくなるため、利便性が落ちると感じることもあります。

証憑書類の電子化にかかわる関連法令には、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」があります。保存したい書類によって適用される法律が異なりますので、下表をしっかり確認しておきましょう。

	e-文書法
法律名	民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律
概要	これまで紙媒体で保存していた書類を電磁的記録として保存することを認める法律
対象範囲	保存が義務付けられている文書など
承認	不要
参考URL	https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=416AC0000000149

	電子帳簿保存法
法律名	電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
概要	国税関係帳簿書類の全部または一部
対象範囲	国税関係書類など
承認	必要（税務署長）
参考URL	https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=410AC0000000025

「e-文書法」の対象範囲は多岐にわたっていることに対し、「電子帳簿保存法」は、国税関係書類や決算関係書類などを対象としています。したがって、経理関係の書類の電子化には電子帳簿保存法が適用されます。また、電子化にあたり、電子帳簿保存法では税務署長へ申請し、承認を受ける必要があります。