スプレッドシートから抜け出しサブスクリプションビジネスの売上管理を効率化しよう

サブスクリプション企業での売上管理は一般的にスプレッドシートを利用している企業が多いのではないでしょうか。これは導入費用がかからないことが大きな要因と言えます。企業規模が小さい内は操作に得意な担当者が属人的に管理をしていけば問題ないでしょう。

しかし、企業規模がある程度大きくなってきた段階では各種指標を分析し、今後の戦略を立案する必要があります。そのような場合はスプレッドシートでの管理では限界があります。更に、スプレッドシートでの管理は属人化してしまうリスクが大きく企業の重要な経営指標がブラックボックス化してしまう恐れがあります。

この記事では、売上管理においてスプレッドシートをやめるメリットについて解説していきます。

売上管理をスプレッドシートで行うべきではない理由

前受金の管理に手間がかかる

サブスクリプション企業での重要な科目の一つに「前受金」があります。

毎月定額で料金を徴収するサブスクリプション企業にとって売上計上のタイミングと入金のタイミングはズレが生じる場合が一般的です。このような場合、顧客に管理番号等を附番して一人一人前受金を管理していく必要がありますが、スプレッドシートではこの管理が属人化してしまうリスクがあります。

前受金管理を疎かにして二重で代金を請求してしまうことがあればお客様の信頼は地に堕ち、解約も検討される事態になりかねません。

また、仮にスプレッドシート上で補助簿形式にて管理をする場合でも莫大な時間がかかります。人の少ない創業期はどうにかなるかもしれませんが、早めにシステムを導入し、管理の効率化を行うことでより本業の収益性を高めることができるでしょう。

サブスクリプション特有の指標確認に手間がかかる

サブスクリプションビジネスでは、一般の事業会社とは異なる指標を用いるのが一般的です。代表的な指標はMRR(Monthly Recurring Revenue/月次経常収益)やARR(Annual Recurring Revenue/年次経常収益)があります。このような指標は、お客様から頂戴する代金の内訳を細かく分け、分析することで算出されます。

これらの指標はサブスクリプションビジネスを行う企業にとって、投資判断をするなど非常に重要な指標であるため、いつでもすぐに確認できる必要があります。しかしスプレッドシートで管理している場合、情報が欲しいタイミングでその都度計算式等に当てはめ、計算をする必要があります。

サブスクリプションビジネスに特化したシステムで管理していればリアルタイムでの確認や、過去の数値を時系列で確認することも可能です。また、目標との乖離状態を逐一確認することができます。

このスピード感は流れの早いサブスクリプション企業では、欠かせない要素になります。

業績拡大局面で負担になる

サブスクリプション企業が成長を続ける間、お客様の数は増え、プラン数も増えていきます。この成長局面において売上をスプレッドシートで管理していると、必ず人的負担が増えます。

事務作業の遅れが成長スピードにブレーキをかけるようなことがあってはなりません。どの事業分野であっても、新興ビジネスや成長しているビジネスではいかに早く市場のシェアを握れるかが勝負であり、システム導入にかかる管理コストを支払ってでも成長スピードを優先する必要があります。

創業間もない時期からシステムを導入し、スプレッドシートに頼らない管理体制を構築しておけば、急な業績拡大にも迅速に対応することができます。

まとめ

サービスの提供を始めたばかりのサブスクリプション企業ではスプレッドシートで管理している場合が多いと思います。業績拡大を真剣に考えるのであれば、今のうちに脱スプレッドシート・脱属人化を図り画一的なシステムでの管理に切り替えることを検討しましょう。

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