売掛金がマイナスになる理由とは?正しく管理して計上漏れを防ぐ方法

売掛金がマイナスになる理由とは?正しく管理して計上漏れを防ぐ方法

売掛金の性質上、一般的には売上が計上された後に代金回収となる為、常にプラスの残高を維持しているはずです。その売掛金がマイナスになってしまう原因とはなんでしょうか?売掛金について正しく理解し、正確な損益を把握しましょう。

売掛金とは何か?

そもそも売掛金とは何なのかを正しく理解するところから始めましょう。売掛金とは自社の商品やサービスと提供して相手先に対して売上が発生しているにも関わらず、代金を回収できていない状態です。一般的に企業間取引において使用されることの多い単語の為、普段生活をしていて耳にすることは少ないですが、普段の生活でも例えば飲食店等で「ツケ払い」をした場合、これが売掛金に相当します。

このような「掛取引」は、企業間の取引を反復して行う場合、その都度現金の授受を行っていては時間がかかりすぎて煩雑な為、商取引を迅速に行うべく用いられている方法です。現金の授受をまとめて特定の日に行うので、それまでは代金未回収の状態が続きます。「掛取引」の大前提にあるのは期日になれば必ず支払いをしてくれるという企業間相互の信用なので、別名「信用取引」とも呼びます。

売掛金の注意事項

売掛金は代金精算を一括して行う為、精算手続きが効率化されるという大きなメリットがある一方、売り手にとってはしっかり管理して請求しなければ、未回収になる恐れがあります。また、取引の都度売掛金を発生して取引先に対して現時点でいくらの売掛金を保有している状態なのかを常に把握し、取引先が倒産した際に代金未回収による連鎖倒産に陥らないように注意しなければなりません。創業当初などで売掛金の管理をしっかりできる体制が整っていない内は、取引先にお願いして可能であれば現金取引を心がけましょう。

売掛金マイナスの状態が起こる原因とは? 

売掛金の性質上、一般的には売上が計上された後に代金回収となる為、常にプラスの残高を維持しているはずです。その売掛金がマイナスになっている原因として考えられるの以下の2点です。

(1)売上の計上漏れ

この状態は中小企業等でしばしば起こります。売上を手入力等で計上している企業は、営業担当者からの連絡がなければ売上計上できず、入金があった際に初めて売上の事実を知るという状態です。売上の事実を後日知った際は、以下の仕訳を入力しましょう(売掛金のマイナスが10,000円の状態)。

借方貸方
売上計上時売掛金10,000円売上10,000円

(2)取引先からの前受金

取引先からサービスを提供していないにも関わらず、先行して入金がある場合があります。その場合は、数日後にサービスを提供し売上を計上する予定であれば、売掛金をマイナスのままにし、売上が計上されるのを待ちましょう。但し、売上計上までに時間がかかる場合や決算月を跨ぐ売上の場合は、売掛金のマイナスを解消するべく前受金の科目を使用して以下の仕訳を入力しましょう。後日売上が計上された際に、前受金を適切に処理しましょう(売掛金のマイナスが10,000円の状態)。

借方貸方
決算時売掛金10,000円前受金10,000円
売上計上時前受金10,000円売掛金10,000円

サブスクリプション企業における売掛金マイナス 

サブスクリプション企業は一般的にサービス提供後に代金を頂戴するビジネスモデルの為、売掛金がマイナスの状態は、先ほど述べた内(1)のケースが多いと思います。例えば長期の契約をしているお客様の売上計上額に誤りがあり、実際の入金額よりも過少に計上していたなどの場合です。個社毎に売上計上する方法は違うと思いますので、一度自社の売上計上方法を確認しましょう。

まとめ

サブスクリプション企業の最大の強みは毎月安定的な売上を計上でき、未来のキャッシュフローをある程度予測できることです。このキャッシュフロービジネスにおいて売掛金がマイナス(=売上の誤り)の状態は、システム等管理体制に重要な不備があることが想定されます。お客様からの入金額が間違ってなかったのだから問題ないと安易に考えるといつまでたっても正確な売上を計上することはできません。ただちに原因を特定し毎月の入金予定額の精度を確かなものにする必要があります。入金予定額を正確に予測し、より安定的な事業運営を目指しましょう。

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