エクセルを使用した売掛金の管理方法と注意点

エクセルを使用した売掛金の管理方法と注意点

会社の規模を問わず売掛金管理はビジネスの生命線です。自社にとって使いやすい方法で売掛金を管理して正確に把握しましょう。

売掛金の管理方法

規模の小さな会社や創業して間もない会社では、予算も限られている為、システム等を導入する予算を確保できず、エクセルで管理している会社が多いのではないでしょうか。

インターネットで「売掛金 エクセル」などで調べればたくさんのフォーマットが検索できますし、初めて売掛金の管理を始める方は試しに何かダウンロードしてみても良いかと思います。見栄えの良いフォーマットも多数掲載されているので、エクセルの勉強にもなるかと思います。

ただし、このようなフォーマットは見栄えは良いですが、自社の商流とあまり関係のない項目が設定されている場合もあります。可能であればご自身で自社の商流に沿ったエクセルを作成することをオススメします。自社にて作成すれば実際に数字を入力する際にその数字の意味も理解できるはずです。

エクセルでの売掛金管理表作成方法

まず大前提として、売掛金の管理は全体の残高だけではなく取引先毎の残高を必ず管理しましょう。残高だけで管理している管理表は、回収を目的とした資料としては全く意味を持ちません。

続いて売掛金の管理表をエクセルでこれから作成される方は、以下の項目が入っているかを確認しましょう。

  1. 取引先名
  2. 売上金額
  3. 入金金額
  4. 残高

この4項目さえあれば、一旦は売掛金を管理できます。ただし、より厳密に管理する為には自社の商流に沿って以下のような項目を追加しましょう。

  1. 売上発生日
  2. 請求書発行日
  3. 入金予定日

また、エクセルの大きな機能の一つとしてグラフをすぐに作成できる点があげられます。残高の大きな取引先に関しては、合わせて残高推移のグラフを作成することで、残高が多くなりすぎていないか視覚的にも確認できます。残高推移が右肩あがりの場合は適宜信用調査等を行い、早めに手をうてるように注意しましょう。

システムでの売掛金管理

規模の大きな会社になると売上システムに入力すると自動仕訳にて取引先毎の売掛金が計上されることが一般的です。また、入金の際もシステムから入金すれば現金の入金仕訳が自動で計上されます。このようにシステムからの自動仕訳で売掛金管理が計上されれば売掛金の計上漏れや入金漏れの心配がありません。

また、エクセルの問題点としてよくあげられる「属人化」についてもシステムを導入すれば、引き継ぎ等を容易に行うことができます。

サブスクリプション企業における売掛金のエクセル管理

サブスクリプションサービスを提供している企業において、入金額は生命線です。資金調達をする際なども、サブスクリプション企業では将来のキャッシュフローを現在価値に割り引く形で企業価値を算定します。将来キャッシュフローをエクセル等で管理できるレベルにまで作りこむことができるのであれば、エクセルでの管理は大きな意味を持ちますが、社内にそのような将来予測を精緻に行う人材が不足している場合には、管理システムにて売掛金管理及び将来キャッシュフロー予測の行うのが良いでしょう。

まとめ

エクセルでの管理は手軽に始められるメリットがある一方、管理が属人化しブラックボックス化し、不正に繋がる大きなリスクをはらんでいます。資金繰りに余裕が出てきたら優先的に管理システムの導入を検討しましょう。

サブスクリプション企業にとってお客様の売掛金を間違えて請求してしまうことはお客様の信頼を失うことにもつながるので、しっかりと社内にて体制を構築していくことを考えましょう。

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