入金消込を自動化して業務を効率化するポイントとは?

入金消込は多くの経理担当者を悩ますところでもあります。というのも、企業規模が大きくなり取引先が増えてくると、入金消込に人為的なミスが起りやすくなるからです。しかも、作業に費やす時間は膨大なものとなってしまいます。そして、正常に処理できれば問題ないですが、クライアントからの入金がなかった場合や請求額と実際の入金額が異なっていた場合には、請求先の担当者に確認しなければなりません。このように入金消込は手間のかかる作業となりがちですが、システム化によって効率化することが可能です。

この記事ではマーケティング支援SaaSサービスを提供している企業へのインタビューを元に、入金消込の問題とシステム化によるメリットについてみていきます。

入金消込とは?

消込とは、取引先からの入金を確認して各勘定科目の残高を消去していく作業のことです。入金消込と支払消込の2種類があります。ここでは入金消込に関わる業務上の悩みを取り上げます。

商取引というとその場での現金払いをイメージしがちですが、企業間の大きな取引では掛け売りによる取引が中心となります。掛け売りとは一定期間が経過した後に代金の授受を行う取引形態です。この場合、一定期間経過後に掛け売り分の代金が入金されたことを確認しなければならず、この作業が入金消込とされます。具体的には、経理担当者が入出金情報をひとつひとつ確認して、売掛金や買掛金を消すという地道な作業を行います。

現在の入金消込業務の流れ

こちらの企業では、複数のSaaSサービスを展開しています。取引に関連して月に数百件もの請求書を発行しており、収納代行サービスも利用しています。この企業では、銀行からCSVをダウンロードしてエクセルを用いて手動で消し込みを行っています。

しかし、会社の銀行口座は複数あり、経理担当者が口座情報の確認の段階で間違ってしまうこともあり、今後へ向けての改善すべき事項です。

また、現状では請求については請求書発行システムを利用しており、売上計上については会計管理システムを利用しています。このように一部はシステム化されているものの、多くの部分は人為的な作業に依存しており、入金消込に関するミスの発生について予断を許さない状況があります。

手動での入金消込をシステム化して業務を改善

このような入金消込に関わる悩みをどのように改善すべきでしょうか。既出の悩みは入金消込を人が行っていることに起因します。そこで、業務フローをこれまで以上に自動化することが求められるところです。では、どのような改善案が考えられるでしょうか。

具体的には、第一に銀行のデータと連携して自動消込できるシステムを利用することです。現状では目視によって手動で消し込みを行っており、システム化によって人為的なミスを防止できます。

第二に請求書の中で支払期日が超過してしまっているものについて、アラートで知らせてくれるシステムを利用することです。単純な支払期日の超過を担当者がひとつひとつチェックして対応するのでは、ミスも出がちです。しかも、一つのミスが大きな問題へと発展しかねません。そうだとすれば、システムの利用によって機械的にミスを予防するのは理にかなっているところです。

まとめ

入金消込は、扱うデータが細かいうえに膨大なものとなりがちです。これを全て手作業で行うとなるとミスが生じかねません。しかも、入金消込の遅れは取引先への連絡の遅滞にもつながり、場合によっては取引先との関係性にも悪影響を及ぼしてしまいます。このため、円滑な業務運営のためにも迅速かつ正確な作業が必須です。

現在、自社の経理部門で入金消込を人為的な作業に依存している場合、システムの自動化は急務といえます。経理業務の円滑な遂行と、自動化システム構築のために本稿が参考になれば幸いです。

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