課金体系が煩雑な請求書発行を効率的に管理するには?

施設管理サービスを提供する企業では、その課金体系として基本料金と従量制を併用しています。顧客数が順調に増えていることから様々な料金体系に応じた請求代金の管理が複雑化、さらに顧客は3か月分、1年分を前払いすることで値引きを選択できること、代理店経由の請求もあるため、管理の手間も増加しています。

ここではある施設管理サービスを経営している企業の請求書管理の悩みから、その改善方法の1つとして、新しい請求書管理システムの導入による業務の効率化を検討します。

顧客数の増加により請求書発行業務へ掛かる負荷も増加している

今回取材をさせていただいた企業では、福祉施設などを支援する管理サービスを提供しています。

事業の拡大により顧客数が増加しており、請求書発行に係る業務負荷も増えています。

具体的には、請求書は通常、基本料金に従量課金を加えた額となりますが、一部の顧客は3か月分や1年分を前払いすることで一定の値引きを得ているため毎月の実績額からこの前払を受けた分(経理処理では前受金)を控除して当月の請求額として確定させなければなりません。請求書の発行にあたっては、代理店経由による取引があるため、該当顧客の取引を代理店単位で集計する必要もあり、これらの請求情報をスプレッドシートを利用して人の手で管理をしているため、請求ミスが生じやすい状況にあります。

現在の請求書発行業務の流れ

こちらの企業では、現在はスプレッドシートで請求情報を確定した後、請求書発行システムに請求情報を登録し、システムから出力した請求書をメールに添付して顧客へ送付しています。請求書の発行枚数は数十枚ほどですが近い将来にかなりの量の請求書を発行する見込みとなっています。

また、利用している請求書システムでは顧客毎の前受金の管理、代理店単位での集計機能がなく、企業が利用している会計システムなどとも連携していません。そのため、スプレッドシートの請求データが請求書システムに登録され、請求書が全て発行されているかどうか、会計システムに同じ請求データが登録されているかどうかを確認する手間も発生しています。

適切な請求書管理システムを利用して経理処理を合理化しよう

適切な請求書管理システムの導入を検討することで、請求書発行業務の効率化とともに経理処理の合理化も期待できます。

現状は請求書管理の全般を人の手で経由しているため、様々な業務上のリスクが内在しています。例えば前受金管理をもれなく対応しなければ顧客に過大請求となる可能性や、顧客データをスプレッドシートで管理していることからデータの改ざんや誤りが発生する可能性などが考えられるため、内部統制の観点でも懸念があります。

また請求書発行システムは会計システムとも連携できていないため、関連システム間のデータ整合性の手間、スプレッドシートとの照合作業など、多重の工数がかかっています。

請求書をPDFで電子化

最近の請求書管理システムは顧客管理機能、請求データの自動確定、請求書の発行履歴などを備えており、さらに前受金残高の管理、契約主体(顧客や代理店などの集計単位)での管理も可能です。

このようなシステムでは請求書を自動的にPDF等の電子データで作成できる機能を実装していることが多く、あらかじめシステムに登録した顧客にメールで自動配信することができますので、請求書発行にかかる業務負荷を軽減することが可能です。

これらのシステムはクラウドサービスで利用できるものが多く、従来のパッケージ型(ソフトウェアの買取型)に比べると安価に導入でき、オプションで必要な項目を追加で選択することができる拡張性もあり、将来の業績拡大時においても安心して利用することができます。

クラウド型請求書発行システムを利用するメリットとは

またクラウドサービス型のシステムを利用するメリットは、請求書の発行状況を現場の営業担当者などがいつでも確認できることにもあります。経理担当者と営業担当者が同じデータを共有できるため、前受金の認識漏れや請求書への反映漏れなどを効果的に防ぐことができます。

政府の電子化推進が加速し、2024年度中に国の行政手続きの9割を電子化する方針(日本経済新聞より)のように、行政サービスでも業務の効率化が積極的に図られています。この動きに合わせて電子帳簿保存法など経理に関係する規程の法改正も相次いでおり、変化の激しい流れにある中でも各種の改正に対して最新の仕組みを利用でき業務の効率化を図ることができる、クラウド型の請求書管理システムを検討する価値が十分にあります。

参考資料

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