請求書を電子化して会計事務所の請求業務を効率化するには?

会計事務所はクライアントあたりの顧問料が安い代わりに、多数のクライアントを抱え売上を安定化させているのが一般的です。月次顧問料として毎月請求・入金が発生する場合が多いのですが、膨大な数の請求書を発行しなければならず、発行業務の負担が非常に重くなりやすい業種と言えます。

今回はある会計事務所へのインタビューから見えてきた請求書発行業務に対するお悩みと、その解決策についてお届けします。

手作業で大量の請求書を発行するのは非効率な上に正しい請求額を把握できない懸念も

今回インタビューした会計事務所では、毎月請求書を数百枚ずつ、五十日(ごとうび)に発行しており、以下のお悩みを抱えています。

  • 請求書の作成から印刷、封入、郵送まで全て手作業で行わなければならず、非常に手間がかかっており他の業務に支障をきたしている。
  • 今後はメール送付も検討しているが、クライアントごとにメールを送付するのも時間がかかるため、大幅な負担軽減は期待できない。
  • 請求書には、当月に発生した月次顧問料の他、未入金の繰越額や立替金も載せるため、請求書発行時期までにそれらを把握しなければならない。
  • 一方、請求書発行に業務が圧迫され未入金の把握や月次の立替金の入力作業に十分に時間を割けず、確認作業をきちんと行えない時もあるため、請求額を誤る懸念がある。

手作業による請求書発行業務の負担が重く他の業務に支障をきたしている

現在は数百枚におよぶ請求書を全て紙で発行し、各クライアントに郵送しています。印刷や封入、郵送を手作業で行うのは非常に時間がかかるため、五十日に分けて発行業務を行っているものの、毎回大幅な残業になる程の業務量で担当者は疲弊してしまっています。

また、こちらの企業の請求書には未入金の繰越金額や立替金も記載しなければなりませんが、そのためには入金消込や立替金の入力作業も早く行う必要があります。しかし、その作業に十分な時間を割けていないのが現状です。

請求書を電子化し作成から郵送まで自動的に行えるシステムを導入して効率化しよう

大量の請求書を毎月手作業で入力し郵送まで行うのは、非常に効率が悪くなってしまいます。そこで、請求データを電子化し、作成から郵送まで自動的に行えるシステムの導入をオススメします。

会計事務所の顧問料は毎月定額なことが多いため、予め請求金額をスケジューリングしやすい特徴があります。そこで、毎月の発生額を登録しておき、税務申告など特別な売上があるときに金額を変更できるようにしておけば、毎月請求額を手入力する手間が省けます。

また、印刷や封入、郵送まで自動的に行えれば、たとえ大量の請求書を発行しなければならないとしても、担当者の負担は大幅に減らすことが期待できます。

今後請求書の送付手段をメールに変更する場合にも、予め宛先アドレスを登録しておき、自動的に送付できるシステムであれば、さらなる効率化も期待できるでしょう。

請求書発行業務にかかる時間と労力を減らすことで、経理業務やその他の業務への余裕もでき、正確な情報をより早く出せるようになります。

入金消込データや立替金を連携させて、未入金を自動的に請求書に反映できるようにしよう

上記に加え、請求データに入金消込データや立替金データを連携させる機能を持たせると、未入金や立替金をひとつひとつ手入力したり、その正確性を目視でチェックしたりといった手間も省くことができます。

元データのチェックをしっかり行っておけば、業務負担が減らせるだけでなく、請求書反映時のミスの防止にもつながると考えられます。


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