事業拡大に向けた請求業務効率化のポイント

既存産業にITを活用することで新たな価値や仕組みを取り入れるクロステック(X-Tech)という分野をご存知でしょうか。さまざまな領域とITが組み合わさることで新たなサービスを展開する動きが広がっています。

今回、お話をうかがったリーガルテックSaaS企業が取り扱うのは、クロステックのひとつであるリーガルテック、つまり「法律(Legal)」と「Technology」を組み合わせたサービスです。業界的に保守的で、これまでサービスのシステム化やオンライン化されることが困難であった領域ですが、将来的に需要の高まりが見込まれます。今回の記事では、このように拡大しつつある業界で、経理として想定されるリスクや業務をいかに効率化するかに着目します。

事業拡大に向けた経理の課題

急速に増大するニーズに対応するには、サービス体制の構築とともに、経理・会計などの管理業務の体制整備も同時に進める必要があります。特に、こちらの企業では経理の実務において以下のような課題を感じていました。

  • 事業拡大を見据えた業務の効率化(特に請求業務)
  • 請求データのエクセル作業時のミスへの不安

現行の請求業務の流れ

こちらの企業では、現在、請求書の発行を毎月数百枚行っています。料金体系は「定額課金+従量課金」が基本で、支払いは月額料金(定額部分)を1年間分前払いするケースがほとんどです(一部、数か月分の支払い等の特例あり)。従量課金分は別途請求となります。

また、作業としては以下のような流れです。

  1. 営業管理システムで請求データをエクスポート
  2. 請求データをエクセルのマクロで加工(請求品目を合算、請求品目の文言変更)してCSVデータ化
  3. CSVデータを請求書発行システムにインポート
  4. 請求書をメールで送付

エクセルでの手作業が間に入ることで、請求内容の正確性に不安が生じているようでした。

取引量が増えることで広がる経理業務上のリスク

上記の作業フローで行うことにより、今は処理がしきれていても、量が増えれば、ミスなどは増える傾向にあります。適切な取引、経営上の数値把握へ支障が出るのです。以下に、考えられるミスやもれ、リスクの一例をあげました。

  • 前払いされた売上や前受金の管理がしきれない
  • 従量課金部分の算出ミス、リアルタイムでない数値反映による請求額のミス
  • 請求書の送付もれ
  • その他、各請求書の特記事項や個別事情の伝達ミス

事業拡大に備えて効率化を検討するポイント

このように事業が拡大すれば、経理業務への負担も大きくなり、さまざまなリスクの可能性が高まります。特に、請求書の発行業務を効率化するには、現行システムのままで改善を模索する方法と、請求書発行システムの見直しとがあります。もし、今回インタビューした企業のように手作業部分に不安があるのであれば、そのフローが自動化できる機能を持つシステムを選定するのが得策です。事業が拡大した際の急増する業務量へ対処できるよう、経理として見直すポイントを確認しましょう。

現行のシステムのままで改善をする場合

  1. 営業管理システムから請求書発行システムにCSVそのままでインポートできるようにする
  2. エクセルで加工する部分をRPAなどで自動化する

請求書発行システムを見直す場合

請求書発行システムを見直す場合は、以下のようなポイントのうち、自社がどのような機能を重視して効率化を目指すのか、よく検討する必要があります。

  1. 営業も経理もリアルタイムに進捗状況を把握できる機能
  2. 特例対応などの個別情報をコメントにより部署間で共有できる機能
  3. 定額部分と従量課金額のインポート機能や算出機能
  4. 請求書の発行・発送業務をボタンひとつでできる機能
  5. 請求に対応した売上・前受金の管理機能
  6. その他、ミス防止の機能に着目した機能
    (例)進捗状況の可視化・一覧化の機能や、発行・発送忘れのチェック・アラート機能等があるシステムの活用

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