大量の請求書をメールで一括送信する方法

世界中のビジネスの在り方が問われている昨今ですが、今も変わらず請求書を発行して送付するという業務は、売上金を入金してもらい経営資金を確保するために欠かすことはできません。

売上を確保することはもちろんですが、雑多な業務を整理して、効率化を図ることも同時進行で向き合わなければならない課題です。

この記事ではインターネット広告を各お取引先様に販売しているWeb広告代理店様での請求書送付までの流れと現状抱えている問題点を整理し、改善案をご紹介します。

請求書を送付するためのシステムが多すぎて管理が煩雑になってしまっている

今回インタビューをさせていただいた企業では月に百件ほどの請求書の発行を行っています。その中で、実際に請求書の送付が完了するまでに利用するシステムの数が多く管理が大変という課題がインタビューの中で見えてきました。

では、どのような部分で管理の手間が増えているのでしょうか。業務の流れを確認してみましょう。

現在の請求業務の流れ

こちらの企業では売上の管理を行うために基幹システムとして自社システムを利用しています。しかし自社システムだけでは請求書を送付まではできないため、以下の流れで請求書を送付しています。

  1. 基幹システムで請求書のPDFファイルを作成する
  2. 1で作成したPDFファイルをCSVファイルの形式にインポートする
  3. 請求書のPDFファイルと手順2で作成したCSVファイルを指定のフォルダに配置する
  4. 請求書を各お取引先様に一括送信する

請求書のPDFファイルのCSV出力が完了したら、請求書のPDFファイルと一緒に指定のフォルダに格納します。この作業は次の手順で請求書をメールで一括送信するために行われるのですが、フォルダへの格納は手作業で行われるためミスが発生するリスクがあり、手間を考えても請求書送付業務が面倒になってしまっている要因といえます。また、お取引先様に送付した請求書は税務調査や監査法人対応の際の証憑として保管し続ける必要がありますが社内で「いつ?どのお取引先様に送った請求書なのか?」を明記した上で保管し続けなければならないため多くの管理コストと手間が発生してしまいます。

また、手順3 でPDFファイルとCSVファイルを指定のフォルダに格納した後はまた別のシステムを用いて請求書を各お取引先様に送信します。経理担当者としても複数のシステムを用いて業務を行うことによる業務ストレスが発生してしまっています。

請求書の作成から送付までを一括で行えるシステムを利用する

基幹システムから出力したCSVファイルを請求内容としてインポートして、各お取引様に一括送信するシステムを導入することで、複数のシステムを使う業務コストとシステム保守コストを同時にカットすることが可能となります。

請求書の郵送忘れ防止機能を利用する

請求書が下書きのままであったり送付されていない場合にアラートを表示させる請求書送付システムを利用することにより請求書送付漏れによるミスとその業務の確認にかかる人件費を削減することができます。

請求書証憑を自動保存するシステムを利用する

こちらの企業では送付した請求書を社内ネットワーク内のフォルダで管理しておりまあすが、この方法では多くの管理コストが発生する要因となってしまいます。そこで送付した請求書を証憑として自動保存できるシステムを利用することにより証憑の保存にかかるコストを抑えることができます。また、送付した請求書は編集ができないように自動ロックされるため税務調査時にも信頼性の高い証憑として提出することができます。


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