請求書送付を自動化して時間を削減!システム化で自宅から送付しよう

Webマーケティングによるコンサルティングサービスを提供する上で、報告書や請求書の送付は負担の大きな業務の1つです。

事業拡大により顧客が増えるにつれて、紙による請求書の郵送を続ければ、経理工数や郵送コストが増加してしまいます。そればかりか、誤送付による過大請求や情報漏洩が発生すれば、取引先からの信頼を失うことにもなりかねません。

この記事では、実際にWebマーケティング企業へのインタビューで見えてきた請求書発行業務の課題と、どのように改善していけるかをお届けします。

手作業での請求書郵送が大きな負担に

今回インタビューした企業は、Webマーケティングによるコンサルティングサービスを提供しています。継続的に関与する取引先もあれば、新規顧客開拓のために期間限定のお試し価格でサービスを提供することもあり、取引先毎に異なるサービス内容・契約金額になっています。

そのため、請求書の作成にはWEB帳票発行システムを利用し、売掛金管理には入金消込システムを利用し、記帳には財務会計システムを利用することで、一定の効率化を図っています。

しかし、数百枚に及ぶ請求書を毎月手作業で印刷・封入・郵送までを行っており、月次決算で忙しい経理人員の工数を単純作業に多く割いてしまっています。経理部署は、請求書発送をメールに切り替え、自動化したいと考えています。

また、請求書と共に、コンサルティング業務の成果物である報告書を添付しています。万が一、報告書の入れ違いが発生すれば取引先情報の漏洩につながりかねず、ダブルチェックに時間を要しています。

請求書発行業務を自動化するためには?

では、請求書発行業務を自動化するためには、どのようにしたらよいでしょうか?

この企業では営業管理システムが基幹システムとなっており、案件毎に契約金額や進捗状況、成果物の管理ができています。つまり、請求書作成に必要な情報と、請求書に添付する報告書データが営業管理システムのデータベースに一元管理されています。

この営業管理システムデータの活用がポイントです。

営業管理用データを用いて効率的に請求書発行するためには?

それでは、営業管理用データを用いて効率的に請求書と報告書を取引先に送付する方法を考えてみましょう。

RPAを導入する

RPAを導入することが1つ目の手段です。最近は、従業員が自ら設定し導入することができるサービスが広がりつつあります。

具体的には(1)営業管理システムからデータを取得しWEB帳票発行システムに入力し請求書を作成する、(2)営業管理システムからメールアドレスと報告書を取得し、請求書と報告書を添付したメールを作成し送付する、という動作をRPAが自動で行ってくれるように、ロジックを自分で組むのです。

最近のRPAでは、必ずしも高度なITスキルを必要としないよう、ユーザーフレンドリーになっていることが多いとはいえ、導入までの各種設定・検証を自分達だけで行う必要があり、十分なリソース確保が必要です。無事導入できたとしても、担当者変更に備えて、メンテナンスマニュアルを自力で作成し更新するなどの対応は必要になるでしょう。また、サービスによっては、システム動作中にPCを占拠してしまうため、他業務に支障を来さないように環境を整える必要があります。

営業管理システムとデータ連携して請求書を自動発行・送付できるシステムを導入する

こちらの企業では営業管理システムで契約金額や進捗状況、成果物を管理していますので、そのデータをCSV等でエクスポート、またはAPI連携してWEB帳票発行システムに読み込ませることで、営業管理システムデータを活用し請求書を自動作成することが可能となります。

現在ご利用のWEB帳票発行システムにデータを一括でインポートできる機能がない場合、データ連携を手作業で行うことになり、自動化とは言えません。そのため、現在ご利用のWEB帳票発行システムに代わり、営業管理システムとデータ連携して請求書を自動発行できるシステムを導入することで、請求書を自動で作成することができます。

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