前受金管理システムを利用して売上計上や予測を効率化したい

最近では企業サービスを継続課金により提供するビジネスモデルも大きく拡がっており、AI技術を使ったOCRサービスを運営している企業もその一つです。

AI-OCRサービスに限らず、SaaSサービスは年間契約での受注がしやすく、前払いを受けることができれば企業のキャッシュフローも安定します。その一方で前受金の管理が煩雑になりがちです。

今回はそんなAI-OCRサービスを提供するSaaS企業へのインタビューから見えてきた売上計上のお悩みと、その解決策についてお届けします。

エクセルに頼った前受金管理は、手間がかかる上に将来の計数管理の役に立ちにくい

今回インタビューした企業はAI-OCRサービスを提供しています。取引先からは年額前払いで料金を受取っており、エクセルを使ってその前受金を管理しています。

年の途中で解約した場合の返金制度もあるため、前受金の管理は非常に大変でエクセルを使った管理に限界を感じており、具体的に下記のお悩みを抱えています。

  • 前受金をエクセルで管理し、毎月財務会計システムに入力しているが、金額の誤りがないか等目視で確認しなければならず、手間がかかっている。
  • 途中解約により返金が発生した場合、マニュアル作業でエクセル金額を修正する必要があるため、ミスが起きやすい。
  • 経営層からは将来の月次収益予測のために未来のMRR作成を求められているが、当月の売上計上だけで月次業務が終わってしまい、手が回っていない。
  • 月ごとの売上計上金額をエクセルで自動計算できるよう試みたこともあったが、マクロ等複雑な計算式を組まなければならず、エクセルファイルの管理が属人化する懸念もあり、頓挫してしまった。

現在の業務の流れ

今回インタビューした企業では、請求書の発行及び入金消込にはそれぞれシステムを使っています。請求は毎月数十件程かつ年額請求のため、請求・入金の管理はそれほど大変ではありません。

その一方で、入金され前受金計上したものを月次の売上高に分解する際にはエクセルを使ったマニュアル作業になってしまっているのが現状です。毎月新たな入金があるごとに前受金を加算したり、中途解約に伴う返金を手作業で反映させたりと非常に手間がかかっています。またエクセルに入力した金額が正しいのか、財務会計システムへの計上額が正しいのか二重に確認しなければなりません。その上、営業部署との連携がうまくいかなければミスが頻発しかねません。

入金消込データから前受金まで管理できるシステムを導入して、月次計上額の計算を効率的かつ正確に

入金消込にシステムを導入しているのであれば、その入金データを前受金として管理し月次の売上計上額まで落とし込める機能を持たせることをオススメします。顧客ごとに契約期間を登録し、あらかじめスケジューリングしておくことで、自動で該当する月の売上計上額データを出力できるようにしておけば、エクセル管理による手間やミスを大幅に減らすことが可能になります。

万一途中解約が生じた場合も、何月に契約が終了するかを登録し自動的に売上高計算に反映するようにしておけば、確認の手間や混乱を防ぐことが期待できるでしょう。

システムから出力した売上データを活用して、未来のMRR作成に活用しよう

上記の前受金管理システムを利用すれば、登録済みの入金分は将来の売上計上額であっても簡単に把握することができます。また、そのデータをエクセル等で出力できるようにしておけば、データを加工して将来予想される取引先数の増加や、途中解約の情報も盛り込むことができるようになります。

そうすることによって、経営層が求める将来予測を含んだ未来のMRRを作成・管理することも可能になるのではないでしょうか。


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