サブスクリプションの売上管理と前受金残高管理

今回インタビューしたのは、教育施設向けICTツールを提供する企業です。ICTとは「Information and Communicaion Technology」の略で、情報通信技術の総称です。

こちらの企業では、いわゆるサブスクリプションサービスを提供していますが、従量課金方式のため、基本的に毎月の請求金額が異なります。また、基本契約に基づき複数年分の料金をまとめて請求しているため、必ず前受金が発生しています。

請求から入金、入金消込や売上計上の一連の経理業務は、売上の把握・経営に紐づく重要な処理です。前受金管理もその一つ。今回はこの売上管理と前受金の残高管理に着目しました。

売上管理と前受金に関する課題

今回のインタビューでお聞きした、こちらの企業がお悩みの課題は以下の内容です。

  • 一括請求している契約の前受金管理ができていない

こちらの企業では、料金を数年間分まとめて請求しています。そのため、前受金の管理が必須なのですが、現在は十分にはできていません。

毎月、顧客が実際に利用した分を前受金から償却していくのですが、追加オプションなどの金額変動時に適切に売上処理されているか確認が行き届かず、経営数値に影響が出る可能性があるとのことでした。

現在の業務

現在の請求書発行システムでは売上の一元管理ができていないため、入金消込は自社システムで手動で行っています。

加えて、現在、前受金をデポジットとしてとらえ、追加料金は前受金から引き当てる処理を別管理で行っているとのことです。この場合に、前受金から取り崩した後の残高把握や、従量課金部分の売上管理が適切かどうかなどの確認が行き届かない状況のようでした。

前受金と従量課金・追加料金の扱いの確認を

このような前受金を引き当てる処理に関しては、以下のポイントを確認して対処していく必要があります。

  • 顧客との間で従量課金や追加料金の取扱いがどうなっているか
  • 自社としての収益把握の基準がどうなっているか、どうしていくのが適切か

そもそも、前受金は、提供完了前の役務分の金額に対して顧客が入金した際に発生します。その後、役務の提供完了後に、経理上、前受金から売上へと振替処理を行います。この前受金の金額は、多くの場合が顧客に提供される財やサービスとその料金があらかじめ契約等にて決まっているケースがほとんどです。これらの取り扱いに関し、契約の際にどのような取り決めをしたかで、対処する方法は変わってきます。

事例:従量課金・追加料金の取り扱い

たとえば、あらかじめ先に入金された前受金部分と従量課金部分の請求は別ととらえ、別途請求書発行・精算となるケースもあります。

この場合、企業側は従量課金・追加オプション料金が発生した都度、請求を行い、売上として処理をします。仮に口座引落しの場合も、その金額を通知し、売上計上をすることになります。

こちらの処理は、あくまで一例です。毎月の売上把握を正確にしたいのであれば、従量課金や追加オプション料金は月々把握できるよう管理していく必要があります。

システムを活用してより適切な管理を

まずは現状把握を行い、もし顧客との契約や料金の請求に関する取り交わしで不鮮明な点があれば、先にクリアにすることも大切です。その結果、検討された業務フローに沿って、以下のようなシステム選定を活用すれば、より適切な管理ができるでしょう。

  • 基本料金と従量課金部分を区分して管理ができる請求システム
  • 前受金残高がリアルタイムに見える、すぐに集計できるシステム
  • デポジットのように前受金の償却が可能なシステム※
    ※ この場合、従量課金分を把握し別途入金してもらう必要がある金額の管理が必要です
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