前受金を管理して売上計上をスムーズに行うためのシステム連携

サブスクリプションビジネスは、利用期間中商品やサービスを継続的に提供するビジネスです。継続的な課金体型は利用者からは簡素に見えますが、提供側では複数の条件による管理が前提となることも多く、バックオフィス業務は煩雑になりがちな傾向があります。

この記事では、電柱の広告を販売商品として取り扱う代理店企業へのインタビューで明らかになった売上管理の課題と、その改善に有効な方法をお伝えします。

サブスクリプションにおける請求書と売上管理の連携に関するお悩み

こちらの企業では主に電柱広告を取り扱っています。
電柱広告は月額制で、毎月数百枚の請求書を発行しています。しかし顧客によっては請求書は不要なので領収書だけを発行してほしいと言われることもあり、その場合は個別に対応している状況です。
そのため、請求書を作成するデータとは別に売上データも正確に作成する必要があり、手間となっています。

現行の売上計上業務の流れ

こちらの企業では、自社システムを利用して毎月の請求書発行から売上計上業務までを行っています。担当者ごとの業務内容は以下のとおりです。

営業担当者経理担当者
見積書発行請求書発行
入金消込
売上計上・前受金処理

商材として取り扱っている電柱広告は定額プランが基本ですが、1年以上の長期契約プランを契約された顧客には、割引プランを提供しています。そのため、顧客ごとに前受金の按分処理や割引処理などの計算を行う必要があります。入金はほとんどが口座振替のため、ほとんど手間を取っていませんが、毎月数百枚の請求書を発行しつつ、個別の要望にも対応しているため、前受金と売上の管理がとても煩雑になっています。自社システムの機能の制限もあり、請求書と売上管理の連携ができず、前受金・売掛金管理にも時間がかかっています。

加えて、昨今の情勢を考慮しこちらの企業でもリモートワークを推進していますが、経理業務に利用している自社システムのみでは出勤せざるをえないことも多く、クラウドサービスへの移行の必要性を感じているようです。

自社システムの売上データと前受金管理ツールを連携する

こちらの企業では自社システムにて請求書発行から売上計上までを行っていましたが、請求書と売上管理の連携ができず、売掛金と前受金の管理が手間となっていました。

自社の業務内容に特化した自社システムでの運用はかゆいところに手が届く一方、新規機能の開発には多大な開発コストがかかる恐れがあります。

自社システムの売上データをCSVデータでエクスポートすることができれば、前受金の管理に特化しているツールと連携することが可能です。

加えて、リモートワークの推進が急務となっている現状では、社外からアクセスが困難な自社システムから、クラウドで会計処理が可能なシステムにシフトしてくことが求められます。

請求書と売上管理機能が連携しているシステムを利用する

請求書と売上管理機能が連携しているシステムにまるごと乗り換えるという方法も考えられます。

請求書作成の段階で売上の分割計上設定ができる、サブスクリプションビジネスに特化した管理ツールを利用することで、前受金と売掛金の管理も簡単になります。

あらかじめ契約しているプランを設定しておくことで、割引処理や月ごとの按分処理を誤りなく、綿密に行うができます。

また請求書の自動発行も可能なため、請求書発行に関する顧客別の要望を従来通り対応しつつ、請求書発行と売上データを連携させることができます。前受金と売掛金についてもツールを用いることで、より明確に管理・共有することができます。

このようなツールを活用することにより、自社システムでは難しかった処理を可能にし、経理部門のリモートワークの推進にも活用することができます。


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