売上金と売掛金の回収管理を効率的に行うには?

一般的な掛取引では、売上を計上したタイミングで売掛金を認識して、後日その代金を顧客から回収することになります。

売上金額と売掛金が同額の場合は回収時の消込は行い易いですが、ビジネスシーンにおいては売上金額と売掛金の回収を一対一で管理できないこともあります。例えば、大規模な受託開発契約の場合、売掛金を分割して回収するケースが存在するため、売上計上と売掛金の回収が煩雑になることがあります。

この記事では、情報システムサービスへのインタビューでみえてきた売上計上業務と売掛金の回収管理のお悩みのポイントと、どのように改善できるかをお届けします。

請求書発行と売掛金管理についてのお悩み

今回インタビューした企業では、情報システムサービスの提供や受託開発を行っています。こちらの企業では請求書発行と売掛金管理が煩雑になることをお悩みでした。具体的には以下の内容です。

  • a. 売上は一括計上、売掛金回収は2回に分けて行う
  • b. 請求は一括、売上計上は契約期間中継続して行う

aの場合は売上金額を全額計上して、請求書を2回に分けて送付します。

bの場合は全額を請求した後、役務完了までは前受金として計上して、契約期間の間、役務完了毎に前受金を計上していく作業が必要になります。

aとbいずれの場合も、請求と実際の売上計上のタイミングが異なるため、請求のタイミングと共に適切に売掛金残高と前受金残高を管理する必要があります。

現在はいずれの管理もエクセルで行っていますが、かなり手間がかかってしまっています。特にaの場合には請求書を後になって手作業で送付する必要があるため、送付忘れのリスクも発生しています。

現行の請求書発行と売掛金管理の業務フロー

現在は、エクセルを利用して請求書を作成しています。エクセルのマクロを使って請求書を作成後、印刷→封入→切手貼りを手作業で行っています。また、入金消込および残高の確認もエクセルで管理しています。

契約管理システム、請求管理システムも併用しており、それぞれの作業フェーズの間にエクセルでの手作業が入るため、作業が非常に煩雑になっています。

顧客ごとに請求書の送付方法の指定や同封してほしい書類の指定が入ることもあり、その都度個別に確認しています。

請求書発行と売掛金の残高管理まで一気通貫できるシステムを利用する

現行の業務フローでは契約管理システムと請求管理システムを併用していますが、これらの業務を一気通貫できるシステムを採用することで、業務はぐっと楽になると考えられます。

請求データと売上計上設定を連携させることで、それぞれを入力する必要がなくなります。

例えば請求書を登録する段階で、売上計上する期間と回数を指定しておき、請求後はそのスケジュールに沿って自動で売上計上することができるシステムを利用すれば、半自動的に売上計上を管理できます。

また、スケジュール通りに前受金を売上に計上することできることで、前受金残高売掛金残高もスムーズに取得することが可能です。

またシステム選定の際に、請求書の他に注文書や送付状などを、請求書に添付できるシステムを採用することで、個別に書類を用意する必要もなくなりますし、送付忘れの心配もなくなります。

売上を元にスケジューリングして請求書を発行する

売上を登録してから請求書をすぐに送る場合は、送付忘れの問題はありません。しかし売掛金の回収を2回に分けて行う場合、2回目の請求を忘れてしまう恐れがあります。

そこで、売上を登録後に請求書を送付する日を登録し、その通りの日程で請求書を発行してくれるようなシステムを利用することで、送付忘れを防止できます。

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