定期送信する請求書をスケジューリング!請求書発行を自動化するには

売上や入金に直接つながる請求書発行業務は、キャッシュフローの健全化という観点からも重要な業務のひとつです。

経理担当者の業務は請求書発行だけではなく、得意先からの入金があれば入金消込も並行しなければなりません。

この記事では、Web制作・SEOコンサルティング企業へのインタビューで見えてきた請求書発行業務の課題と、どのように改善していけるかをお届けします。

月間の請求者発行の煩雑さと工程の多さ

今回インタビューした企業は、Web制作・SEOコンサルティングを行っている企業です。

主業としてweb制作、映像制作、SEOコンサルティングなどを手掛け、その業務の幅広さから複雑な請求業務を抱えており、以下のお悩みがありました。

  • 営業担当者と管理担当者の協同で請求書を発行するため連絡などに時間を取られて手間がかかる

現行の1ヶ月の請求業務の流れ

こちらの企業では請求書発行のタイミングが月の中ごろおよび月末と2回に渡って行われます。それとは別に、新規の顧客に対してはその都度請求書を発行する必要もあります。

請求書の発行は顧客との契約によって、毎月、3ヶ月に1度、半年に1度とまちまちです。また、日割りやキャンペーンなどで割引が含まれることもあり、非常に煩雑になっています。

実際の請求書送付の流れは以下のようになっています。

  1. 営業担当者がそれぞれの担当の顧客の請求データを作成
  2. 管理部担当者が請求データを一覧化しエクセルで請求書を作成
  3. 営業担当者が請求書をメール送信、または郵送する

新規の顧客に請求書を送付の際にキャンペーン割引が生じる場合は、日割り計算のケースもあいまって、請求金額の算定には手数にくわえて検算が必要になるなど、請求業務全体にかかるコストは決して軽微なものではありません。

定期的に発行する請求書をスケジューリングして自動発行する

発行のタイミング、レイアウト、金額算定などがルーチンとして組み込まれているのであれば、そのアクションを自動化するシステムを導入することで時間的、人員的なコストを削減することが可能です。

日々の業務の中ではたとえ担当者を決めていても、発行のタイミングが遅れたり失念したりする恐れがあります。

請求書発行の遅延は信用問題にかかわるばかりか、入金の遅延にもつながり、ひいてはキャッシュフローに深刻な影響を及ぼしかねません。

そこで担当者の不在、作業の如何にかかわらず自動的に請求書を発行するシステムを構築しておくでこれらの問題を解決し、日常業務を円滑に行うことができます。

導入にあたってはあらかじめ定期的に請求書を発行する顧客、発行の時期、発行の方法(メールもしくは郵送の別)などをピックアップしておくとよいでしょう。

請求データを入力することでダイレクトに請求書を作成するシステムを利用する

現状では、営業担当者数名が請求データを作成し、その後に管理部担当者がスプレッドシートで一覧化、エクセルデータで請求書を作成し、得意先に送るという業務の流れとなっています。

つまり請求書を作成するのに複数の部署でそれぞれ請求書発行のための作業を行っているということになります。

そこで営業担当者が作成した請求データからダイレクトに請求書を作成できるシステムを利用するという方法が考えられます。

この方法によれば管理部担当者の業務をスキップできますので、請求書発行に要する時間、作業工程を大幅に短縮することが可能です。また管理部での作業を省略することで転記ミスを防ぐこともできます。

その際、複数の営業担当者がそれぞれ請求データを作成しているこちらの企業の場合は、顧客ごとに担当者を設定できるシステムを採用することができれば、管理もスムーズにいくでしょう。

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