毎月計上金額が異なる前受金の管理を効率的に行うには

求人サービスを運営する上で、売上計上は非常に手間のかかる経理業務です。

特に、一括で請求後、顧客の利用実績に応じて毎月異なる金額を計上する場合、顧客が多くなればなるほど、エクセル管理では経理メンバーの業務負荷が高くなり、ヒューマンエラーが起こりやすくなります。

この記事では、実際に求人サービス運営会社へのインタビューで見えてきた売上計上の課題と、どのように改善していけるかをお届けします。

手入力でのエクセル管理に経理は疲弊

今回インタビューした企業は、顧客の使用実績に応じて毎月従量課金請求(後払い)するのではなく、提供するサービス内容(使用時間、使用人数等)を顧客と契約し、その内容に応じた料金を一括で請求(前払い)するという料金形態を採用しています。

顧客が多い上に契約毎に請求金額が変わるため、数千通にわたる請求書発行業務を遅延させないよう、販売管理システムを利用しています。顧客のニーズに合わせてメール送付と郵送を併用しているため、数千通の請求書発行業務に経理人員の工数を多く割いています。

また、利用実績に応じて請求を行っているわけではないので、「当月の請求額」=「当月の売上額」とはなりません。当月消費されなかった分は、前受金計上し、翌月以降の消費に応じて売上に振り替えないといけません。

売上計上業務は財務会計システムを利用していますが、前受金管理はエクセルで行っており、月毎の消費実績を顧客毎に入力しています。そのため、ヒューマンエラーが発生しないようダブルチェック体制を強化するなど、顧客の増加に比例して月次決算工数も増加の一方です。

消費額に応じて効率的に売上計上を行うには?

では、実際の消費額に合わせて効率的に売上を計上するためには、どのようにしたらよいでしょうか?

この企業では販売管理システムで、顧客毎の契約データ(顧客が消費可能なサービス量と契約金額)と月別の消費実績を把握できており、データベース化できています。つまり、実際の消費額に合わせた売上計上に必要なデータは販売管理システムに揃っています。

つまり、販売管理システムデータの活用が一番の近道です。

販売管理用データを用いて効率的に売上計上を行うには?

それでは、販売管理用データを用いて消費額に応じた売上計上や前受金管理を効率的に行う方法を考えてみましょう。

販売管理用データの加工用マクロを作成する

まず現在の手入力によるエクセル管理から脱却する方法として、マクロを利用する方法があります。

販売管理システムのレポート機能で出力した、顧客毎の契約データと月別の消費実績データを読み込んで、請求金額から毎月消費した金額分を引き当てて売上計上するようマクロを作成しておけば、1件1件手入力せずに済みます。

また、マクロを組めなくても、顧客毎の契約データと月別の消費実績データをエクセルのシートに張り付ければ自動的に前受金・売上計算ができるよう、あらかじめ参照式や数式を組んでおくことができます。

しかし、契約件数が増えるにつれて、エクセルの動作が遅くなる可能性や、エクセルのファイルサイズが大きくなりすぎてエクセルファイルが破損する可能性があるため、会社のフェーズによってはエクセルではなく次のようなシステムを利用したほうが時間の節約になることも考えられます。

販売管理システムと財務会計システムとの連携

こちらの企業では販売管理システムで契約・請求を管理していますので、そのデータをエクスポート、またはAPI連携して財務会計システムに読み込ませることで、販売管理システムデータに基づく売上計上が可能となります。

現在ご利用の財務会計システムにデータインポート機能がない場合や、販売管理システムのレポート機能に限界がある場合には、請求した金額から毎月使用した金額分を引き当てて計上していけるような請求業務と計上業務が一つになった管理システムを利用することが有効です。


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