定期的に発行する請求書はスケジュール設定を使って効率的に

SaaSサービスは定額の売上を継続して得やすいため、企業にとっては安定した収益確保を見通せるビジネスモデルです。基本的には取引先ごとに毎月定額の請求及び入金が発生するため、請求書の発行も比較的定型的な作業で完結します。

ただし取引先や契約件数が増加するに従い、単純作業であっても請求書発行業務の負担は増えてしまいます。さらに従量課金請求がある場合は請求金額が変更されるたびに、確認作業も発生するため、手間が増えるだけでなく確認不足によるミスも生じやすくなってしまいます。

今回は受付のSaaSサービスを提供している企業へのインタビューから見えてきた請求書発行業務に対するお悩みと、その解決策をお届けします。

定期的に発行する請求書を手動コピーで作成するのは負担が重く生産性が低い

今回インタビューした企業では、経理担当者5名で月に数百枚の請求書を発行しており、作成や郵送に大きな負担を感じています。具体的にどのようなお悩みを抱えているのか、下記で見ていきましょう。

  • 請求書発行システムを導入しているものの、定期的に発行する請求書は手動でコピーして作成するなど、活用しきれていない。
  • 手動コピーで作成した請求書は、請求対象月を手入力しなければならず、発行件数が多いだけに非常に面倒に感じている。
  • メールでの送付が多いものの、自動送信ができないため逐一メールを作成する手間がかかっている。
  • 一部の取引先は郵送を希望しているため、さらに事務負担が増加し他の請求書発行業務に時間がかかってしまう。
  • 年額契約の他に従量課金が発生した場合、請求書に反映する手作業が必要なためミスが起きやすい。

現在の業務の流れ

今回インタビューした企業では、取引先とは年額契約しており、ほとんどの場合は毎月定額の請求書を発行しています。しかしまれに従量課金が発生し、請求額が変動する場合もあります。

請求書発行システムを導入しているものの、請求書を自動作成する機能はなく、毎回、前月の請求書をコピーして手動で作成しなければなりません。請求対象月の表示も毎月入力する必要があり、簡単作業ながら非常に大きな負担となっています。

請求書送付にあたってもメールを一通一通送ったり、紙での郵送を希望している取引先には郵送対応したりと、送付作業にも手間がかかっています。

スケジュールを設定することで自動的に請求書を作成できるシステムに変更して請求書作成を効率化しよう

数百枚に及ぶ請求書を手動で作成、送付することは大きな事務負担となってしまいます。定期的に発行する請求書は、あらかじめ発行・送付のスケジュールを設定しておくことで請求書発行業務はぐっと楽になります。請求書を自動的に作成できる機能を持った請求書発行システムに変更することで、手作業の負担を削減できるだけでなく、ミスの誘発を防ぐことも可能になります。

また、作成した請求書を自動でメール送信できる機能があれば、請求額の確認を行い次第、各取引先にメール配信されます。送信先を登録しておけば、逐一メールを送信する手間を省くことができます。

金額の変更を自動で請求書に反映させる機能を追加すればさらに効率的かつ正確な請求書発行が可能に

上記のようなシステムに、従量課金が発生し請求額に変更が生じた場合に自動的に請求書に反映する機能があれば、請求書作成時に金額変更の有無を個別にチェックする手間や、見落とすなどのミスを防ぐことが期待できます。

例えば請求書発行システムの顧客情報の入力を営業事務担当者と協同することで、請求金額を相互に確認でき、効率良くかつ正確に請求書を発行できるようになるでしょう。


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