前受金と売掛金の管理を効率化し売上データを多角的に利用するには?

多数の顧客に対する売上計上や入金管理、さらに売上データの分析は、会社を運営していく上で大切な業務です。しかし、売上が増えるにつれ、これらの煩雑な業務を手間に感じることもあります。

この記事では、採用管理ツールを提供するSaaS企業へのインタビューを通して、前受金と売掛金の管理を効率化する方法と、売上データの分析に関する悩みを改善するポイントについてお届けします。

前受金や売掛金など煩雑なデータ管理を効率化したいというお悩み

今回インタビューした企業は、年間契約のオンライン面接ツールを提供しているSaaS企業です。初月無料に加えて追加オプションもあり、各管理システムやエクセルで管理している前受金と売掛金の処理に時間がかかるというお悩みをお持ちでした。

また、提供する商品には複数のプランがあり、売上や入金の業務に関して以下のような悩みがありました。

  • 前受金と売掛金の管理をシステム化したい
  • プランごとの売上推移やチャーンレート(解約率)を確認したい

現在の売上計上業務

こちらの企業では、複数のシステムを使い分けることで、以下のように売上と入金を管理しています。

  • 注文管理:営業管理システム
  • 入金消込:エクセル
  • 前受金管理:エクセル
  • 会計業務:会計管理システム

注文管理、請求書発行、会計管理がそれぞれ別々のシステムで管理されており、入金消込や前受金管理はエクセルで管理されています。システムを連携できていないため、一つ一つの入力や、売上の管理に手間がかかっています。

こちらの企業では毎月、数百枚の請求書を、請求書発行システムを利用して発行しています。しかしそれらのデータと入金消込や前受金管理のエクセルも連携できていないため、確認の時間が長くなりがちな上に、金額などのミスが起こりやすい状況です。

そのため、現行の売上計上業務に関しては、データ管理の面であまり効率的とはいえません。

請求データを連携し前受金と売掛金を管理する

それぞれ別々のシステムを利用している場合でも、請求データを入金や売掛金、前受金のデータと連携することができれば、それぞれのデータを入力し直すなどの手間がかからず、効率的に管理することが可能です。

請求データを元に、前受金と売掛金のデータを管理すれば、手入力によるケアレスミスや入力間違いなどのミスを防ぐことができ、業務の効率化という面で有効です。

事業が成長する程に、前受金と売掛金の管理はより煩雑化します。多くの前受金、売掛金を効率よく管理するためには、エクセルではなく、請求データをインポートして管理できるようなシステムを利用してみましょう。

売上データをエクスポートして売上推移や解約率を管理する

売上推移や解約率を確認したいというお悩みについては、はじめからこれらを表示することができるシステムを利用する他、売上データをエクスポートすることができるシステムを利用することでも解決が可能です。

請求データを元に作成した詳細な売上データをエクスポートすることができれば、エクセルによってさまざまな分析をかけることが可能となります。

こちらの企業では提供する商材に複数のプランがありますので、それぞれの売上や解約率を分析することで、プランの見直しやアップセル、クロスセルのタイミングを見直すことが可能になります。データ分析は、提供商品を改善していく指標にもなります。

現行のシステムでのデータ管理が限界を迎えている場合は、データを一元化して分析できるシステムを検討してみましょう。


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