請負契約での煩雑な請求書発行を改善するためには

今回、取材させていただいたのは建物管理企業になります。会社の業務内容としては建築設備管理、建物の清掃、施設の警備、不動産の管理、建物の電気工事など多岐に渡っているのが特徴です。

これらの業務の中で、とりわけ課題となっているのが清掃や警備における請求書発行業務でした。

その理由は、法律上これらが請負契約だからという点に起因します。請負契約の場合、一定期間にわたる作業の実施が契約履行の前提となり、契約締結後の契約内容の変更を適時に把握し、その都度請求内容をアップデートしていかなければなりません。そのため、清掃や警備においては請求書発行業務も自ずと煩雑なものとなりがちです。

しかも、月毎の請求額を分割計上したうえで年額での支払いとなることもあったり、台風や大雨などの天災によって作業の実施が予定していた時期とずれることも往々にして生じがちです。これらの事情が請求書発行業務をさらに煩雑なものとしているのです。

契約内容に変更があった場合の連携に不満

こちらの企業では、営業担当者から請求書発行担当の経理担当者と事務員へ契約内容の変更連絡が適時に来ないという事態が以前より複数回発生していました。

その結果、請求書発行担当において請求内容が更新されていないことを看過してしまい、誤請求を出しかねないという業務上の改善事項が生じてしまっています。

現状の対応としては、請求書発行担当が請求業務を行う中で、請求内容に齟齬があることに気付いてその都度修正しています。

具体的には、本来下請け企業から支払い請求が来るタイミングであるのに、まだ来ていないことをきっかけとして、状況の変化に気付いたり、逆に本来は特に作業が入っていない月であるにも関わらず、下請け企業から支払い請求が来たことをきっかけとして、状況の変化に気付いたりという具合です。

いずれにしても請求書発行担当において事態の異常を認識して、修正・対応するという、場当たり的な措置となってしまっていることは否めず、できれば現在の請求書発行業務を見直し、システム面から改善していきたいという要望をお持ちでした。

現在の請求書発行業務の流れ

上記の課題を踏まえて、現在の請求業務の流れを見直してみましょう。

システム面では、まず取材対象企業では請求書発行システムを利用して、月に数百件の請求書を発行しています。請求書の数が大量となるため、請求書が複数になってしまう場合は1つにまとめて発行して簡素化を図っています。

ただし、この時点で既に、都度請求・毎月請求・年請求が各々混在してしまっており、業務が煩雑なものになっています。

請求の具体的な流れは以下のようになってます。

  1. 受注後に契約内容を登録する
  2. 下請け企業の登録をする
  3. 作業完了を確認する
  4. 経理担当者と事務員が請求書を紙で印刷して封入して郵送する

その他にも入金消込システムで自動消込を行ったり、財務会計システムを利用するなど、ミスの起きないような請求業務のフローを構築するように努めています。

それではこの課題の改善案を考えてみましょう。

請求書を発行する前に必ず確認をするフローを設ける

請求書発行担当者において請求内容を発行する前に、必ず営業担当者へ契約内容に変更がないかを確認するフローにすることです。属人的な手法ではありますが、その都度確認することで誤請求のリスクは確実に低減されるはずです

もっとも、ヒューマンエラーは確実に起きうるので、その点でのケアも必要です。

請求書を一括郵送できるシステムで手動の業務を削減する

請求書をボタン一つで郵送までできるシステムを利用することで、手動での郵送業務の時間も削減できます。請求書発行に関わる一連の流れを自動化することで、さらにリスクを低減させることができます。

人的な確認とシステムによる自動化を併用することで、限りなくミスの生じにくい請求業務のフローを構築できるはずです。


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