売上計上のタイミングは 請求データと連動させてミスを防ぐ

ここ数年の働き方改革や最近のコロナ禍を受けて、リモート環境でもスムーズに業務を行いたいという企業のニーズが高まっており、その導入や運用のコンサルティングサービスを提供する企業への注目も集まっています。

受注が増えるのは喜ばしい一方、急激に増える契約に対して経理体制が追い付かず、売上計上に課題を抱えている場合も多いのが現状です。

今回はコンサルティングや、サイト制作サービスを提供する企業へのインタビューから見えてきた売上計上業務のお悩みと、その解決策をお届けします。

スプレッドシートを使った管理で売上計上ミスが相次いでいる

今回インタビューした企業では、様々なクラウドサービスや、コンサルティングサービスを提供しています。

現在の売上計上業務の中で、以下のようなお悩みをお持ちでした。

  • 売上計上の管理には、請求業務のための独自システムと連携させたスプレッドシートを利用しているが、計上設定を行った後の確認フローが確立できていないため計上ミスが相次いでいる。
  • そのため上長のチェックがスムーズに進まないばかりか、どのポイントでミスが起きやすいのか検証しづらい。
  • 請求業務用システムとの連携が不十分なため、計上額の確認は最終的には目視に頼らざるを得ない。
  • 契約は月額定額制と、商材毎の月額従量課金制があるが、特に金額変更の起きやすい従量課金制の売上計上の方に手間がかかり、ミスが多くなっている。

現行の売上計上業務の流れ

こちらの企業では、請求パターンがふた通りあり、サービス内容や契約に応じて、月額定額と、商材毎の従量課金に分かれています。

請求業務のためのシステムは導入しているものの、月次で計上すべき売上金額の計算との連携が不十分なため、月次計上金額の計算を別途スプレッドシート上で行わなければならず、その金額の確認も目視で行わなければなりません。

また、スプレッドシートでの計算後の計上額について確認フローが確立できていないため、上長もスムーズに確認できていないのが現状です。

請求情報と売上計上を連携して効率的かつ正確に管理する

請求情報から売上計上金額を効率良くかつ正確に計算するためには、請求情報と連携して売上計上を設定できるシステムを導入することをおすすめします。

請求書の作成と同時に売上計上設定を行い、請求書の送付と同時に計上されるシステムを利用すれば、計上設定の手間や手作業に伴うミスを大幅に減らすことが可能になります。

定期的な請求書の場合も、最初に売上計上の設定をしておけば、請求書発行毎に正しい計上設定を実行することができます。

売上計上額のチェックをワークフローに乗せて承認経路を見える化しよう

また、計上時にワークフローで承認が送れるシステムを利用すれば、上長の承認もスムーズに行うことが可能です。

ワークフローの承認経路を決めておき、どの段階まで承認作業が進んでいるか見えるようにしておけば、それぞれの担当者が効率的に業務を進められるでしょう。

また、ワークフローを利用することで承認者の履歴が残るので、万が一ミスが起きた際にも責任の所在や、検証にも役立てることが期待できます。

このように請求情報と売上計上設定をひとつのシステムで管理できれば、承認者が計算根拠を確認しやすいので、ダブルチェック機能も働きやすく、よりミス防止につながります。


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