毎月の請求書発行が100枚を超えたらシステムを利用してミスを防ごう

サブスクリプション/SaaS事業に限らず、事業規模が大きくなればなるほど請求書の発行枚数は多くなります。その分事務作業の負担も大きくなり業務時間の増加やミスの発生のリスクに頭を悩ませている経理ご担当者様は多いのではないでしょうか?

しかし請求書を送付しないことには、たとえ売上が計上されていたとしても永遠にその売上が会社に入金されてくることはありません。

そのため、請求書発行を「早く・正確に行う」ことはビジネスを効率的に運営する上で避けては通れない課題です。

この記事では実際に経営コンサルティングやサイト制作を行うSaaS企業にインタビューを行う中で見えてきた請求書発行の課題と、その改善策をご紹介していきます。

スプレッドシートを利用した請求業務でミスが発生しがちに

今回インタビューをさせていただいた企業では月に数百件ほどの請求書を発行しています。
こちらの企業ではスプレッドシートで請求情報を管理しているのですが、入力と確認を1件1件手作業で行っているため、誤請求が発生してしまうなどの悩みを抱えていました。

現在の請求書発行業務の進め方

ではなぜこのようなミスがおきてしまうのでしょうか。
こちらの企業の現在の請求業務の流れを整理してみます。

  1. 請求情報をスプレッドシートに入力
  2. 案件情報を業務管理システムに入力
  3. 請求情報をスプレッドシートからCSVエクスポート
  4. エクセルでマクロを実行して請求書を印刷 
  5. 請求書の郵送

まず請求書情報をスプレッドシートに入力する作業ですが、入力作業を行っているのは人間のためどんなに優秀な人でも入力ミスが発生する確率がゼロになることはありません。

入力情報に誤りがあった場合、経理担当者は正しい請求情報を調査する業務が増えてしまうなどの課題が見つかりました。

次に上長や社内の決裁責任者が確認するために、案件情報を業務管理システムに入力します。この手順においても入力ミスが発生する可能性が高く、またスプレッドシートに記載した内容と同じ内容を入力する場合が多いため業務としては同じ作業を2回行っている状態となってしまっていました。

業務管理システムへの入力が完了したら、次はスプレッドシートに入力した請求情報をCSVに出力します。 

請求情報をCSVで出力した後は、エクセルのマクロの機能を使い請求書書式の日付や金額を更新してPDFを作成します。その後、外注先に委託してPDF化された請求書の印刷業務を行ってもらいます。

最後にできあがった請求書を郵送します。この作業についても外部に委託しているので社内で行うことはありませんが、印刷した紙の請求書を封入作業を行い1枚1枚顧客に送付しているため、請求書の誤送付などのミスが発生するリスクが付きまといます。また業務委託のための費用も利益を圧迫する大きな要因になっています。

では、こちらの企業の請求業務を改善する方法についてご紹介します。

ワークフローが含まれる請求書発行システムを利用する

こちらの企業では、請求情報と案件情報を経理担当者と上長などの社内決裁責任者へ情報共有するためにスプレッドシートと業務管理システムにそれぞれ入力するという2つの業務を行っていました。

しかしワークフローが含まれている請求書発行システムを利用することにより、経理担当者と決裁責任者が、1つのシステムを通じて、請求情報と案件情報をスムーズに確認して承認までを行うことができます。

1つのシステムで済むため、スプレッドシートと業務管理システムにそれぞれ入力するという手間も省くことができます。

定期的に発行する請求書の差異を自動でチェックして通知する

SaaS企業では特定の顧客に契約期間中、継続して請求書を発行することが多くなります。そのため、顧客ごとの契約期間に合わせて請求書を自動発行するシステムを利用することにで送付漏れや送付ミスを防ぐことができます。

また、請求品目や請求金額を手動で変更した場合は、もともと登録してある雛形の情報と品目や金額を自動で比較してアラートを表示する機能を備えているシステムもあります。そうしたシステムを利用することで、請求内容に変更があった場合も変更した内容のみを確認して正しい請求書を確実に送付することができます。

紙の請求書送付を一掃してメールで一括送信する

こちらの企業では紙で請求書を送付していましたが、近年では「請求書をメールで送付してほしい」というニーズが高まっております。

請求書印刷や封入業務にかかる外注費用を削減し、あらかじめ登録しておいた顧客のメールアドレスにメールで請求書を一括送信することができるシステムを利用することにより、紙の請求書よりもスピーディーに、しかも費用を大幅に抑えて、請求書を送付することができます。

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