手作業の請求書発行をシステムに置き換えるための選定ポイント

働き方が多様化する中で、外部のフリーランスと契約を結び、業務委託サービスとして顧客にサービス提供をしている業態の企業も増えています。この場合、企業側は顧客に対してはフリーランスの実際の稼働時間に応じた請求を行い、フリーランスにも報酬を支払います。

今回、お話をうかがった人材紹介サービス企業ではフリーランスを顧客の企業へ派遣するサービスを提供しています。顧客の企業向けの請求書の作成時にはフリーランスからの稼働報告や請求内容との照合作業、発行・発送業務、請求漏れのチェックなどの工程があり、時間がかかっています。この記事ではこれらの請求書の発行漏れや手作業を減らし、円滑に進める方法を探ります。

請求書発行業務の課題

今回お話を聞いた人材紹介サービス企業では、人材紹介・転職支援・キャリアコンサルティング等を展開しています。

顧客とは業務委託や派遣形態でサービスを提供することがあり、そのサービス提供には個別に契約したフリーランスが対応することがあります。このサービス特有のお悩みをお持ちでした。

  • フリーランス契約のある案件
  • 稼働時間数や案件ごとの契約内容と、請求内容の照合が手間
  • 業務報告書が届かず、作業遅延や請求漏れが発生しがち
  • 全体的に手作業が多く、とにかく時間がかかる

フリーランスは雇い先の顧客の承認を得た業務報告書をもとに、雇い主あてに請求書を発行します。

経理担当者はフリーランスへの支払処理を行うと同時に、フリーランスの報告をもとにした顧客への請求書発行を進める必要があります。

現行の請求業務の流れ

請求業務では、営業アシスタントが毎月3日〜4日をかけ、毎月数百枚の処理をしています。主な流れは以下の通りです。

請求方法

  •  基本は月末締め、翌月3営業日以内に請求。
  • イレギュラー対応として、約3割が月末3日以内までの請求。
  • 案件により、月額が固定か変動か、日割り計算の有無等が異なる。

請求書発行の流れ

  • 営業管理システムからデータをデータベースシステムにインポート
  • データベースシステムから請求データのエクスポート
  • 請求内容のチェック作業(フリーランスからの報告・請求内容との照合含む)
  • 送付はPDFによるデータ送信と紙による郵送との2種(紙の場合は社内で手作業で封入)

請求書発行忘れや誤請求の防止策として、 請求一覧をチェックして照合していますが、目視確認や手作業が多いためどうしても漏れが出てしまうようです。

システムで作業状況を把握&手作業を減らして円滑化

これまでの課題の解決策としては、まずは現行の業務状況を把握し、効率的にするためのシステムをすることが考えられます。現在行っている手作業の一部をシステムに置き換えることで、かかる時間や労力・ミスが減り、円滑な作業の実現が期待できます。

請求書発行システムの見直し

ワークフローが含まれる請求書発行システムを採用し、利用することでフリーランスからの請求状況をリアルタイムで把握することができます。

また、請求書の発行・発送業務をボタン1つで行えるシステムもあります。手間のかかる郵送、メールでの請求業務を自動化することで出来れば、大幅な業務改善が見込めます。

その他に、ミス防止の機能に着目するのも大事なポイントです。進捗状況の可視化・一覧化の機能や、発行・発送忘れのチェック・アラート機能等があるかどうかをチェックしてみましょう。

フリーランス特有の稼働・請求状況をシステムで把握

フリーランスの契約者数・該当案件が増加傾向であれば、フリーランスとのやり取りそのもののシステム化を図ることも有用です。

時間管理・報告書作成、企業向けの請求書作成などの専用機能を備えたフリーランス管理に特化したシステムの導入を検討するのはいかがでしょうか。

統一したシステムで管理をすることで、顧客向けの請求書との照合作業の負荷の低減が可能になります。


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