請求書の書式テンプレートをカスタマイズして請求書を発行するには

一般的に、請求書発行業務は請求する側の会社で用意した書式テンプレートの請求書を顧客に送付します。しかし、顧客によっては所定の書式テンプレートでなければ請求書を受け付けられないとするケースもしばしばみられます。

この記事では、コンサルティング業務を手掛けている経営コンサルティング企業へのインタビューでみえてきた請求書発行のお悩みのポイントと、どのように改善できるのかをお届けします。

顧客ごとに書式を変更する必要がある請求書発行の悩み

今回インタビューした企業は、コンサルティング業務の料金を請求する際に、請求書発行システムを使って毎月数十枚請求書送付をしています。

しかし、現行のシステムでは顧客の要望にかなった請求書を打ち出すことができないため、やむなくエクセルを使って手動で請求書を作成しています。具体的には、請求書上で「数量」の表示を消せないことが問題となっています。

請求書の作成はエクセルで行いますが、売上管理をするために請求書発行システムに請求データの入力は別途行う必要があります。

また、請求書の日付等は手入力で修正しているため、人力によるミスが発生する恐れもあります。

同じデータをエクセルと請求書発行システムという別システムに2度入力しており、人力でのダブルチェックをする必要があるため、作業をするごとに二度手間になってしまいます。

現行の請求書発行の流れ

今回インタビューした企業では、エクセルと請求書発行システムを併用しています。請求書発行システムは財務会計システムの内部に搭載された機能で、請求書発行の他に売上データ管理も行っています。請求書のカスタマイズが不要なケースでは、請求書の発行と売上データ入力が1つの作業で完結するため、手間が少なく済みます。

請求書作成業務の手順としては、まず顧客への請求書を作成するためにエクセルを使って手動で請求書を作成しています。これは、現行の請求書発行システムでは「数量」の表示が消せないからです。

次に、売上データ管理のために、請求書発行システムに売上データを登録します。

両システムのデータ登録が完了したら人力でダブルチェックを行い、請求書の入力誤りや明細の記入誤りを防止します。

請求書の書式テンプレートを細かく変更できる請求書発行システムを採用する

現行の請求書発行システムでは、「数量」の表示を消せないため、エクセルを使って個別にカスタマイズする必要があります。

そこで、新たに請求書の「数量」の表示/非表示を切り替えられるような請求書発行システムに乗り換えることで、この問題は解決されます。

今回は「数量」の表示の例ですが、その他にも例えば請求書に表示される明細の表示/非表示を切り替えることが出来れば、他の顧客の様々な要望にも柔軟に対応することができます。

これにより、エクセルで請求書を手動作成する必要がなくなり、作業の手順が大幅に削減されます。複数システムでダブルチェックをする必要もなくなります。

書式変更した請求書発行と売上管理を1つのシステムに統合する

現行のシステムでは、請求書のカスタマイズが困難であったために個別に行ってきた請求書データの作成と請求書書式テンプレートの作成を、統合して処理できる請求管理システムを利用しましょう。

これにより、売上データの管理と請求書発行を同時にできるようになるため、作業の手間が大幅に軽減します。

請求書作成のあとに行っていたダブルチェック作業をする必要もなくなり、大幅な業務効率改善となります。


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