売掛金管理で支払期日の過ぎた売掛金に適切なタイミングで気付くには

サブスクリプション型ビジネスにおいて、売掛金の管理は非常に重要なプロセスです。継続的に課金が発生することから、一度売掛金の管理プロセスを簡略化できれば、ずっとその恩恵にあずかることができます。

この記事では、人材派遣や会員制Q&Aなどのサービスを提供する企業へのインタビューで見えてきた、支払期日の過ぎた売掛金の管理に関する課題とそれをシステムを用いてどのように改善していけるか、についてお届けします。

支払期日を過ぎた売掛金に気付くのが遅くなってしまう

今回インタビューした企業では、支払期日が過ぎた売掛金の存在を自動で知らせてくれるようなシステムを保有していません。

そのため、支払期日を過ぎた売掛金の存在に、担当者が残高確認を行う際に気付くしかないため、実際に発生してからタイミングが遅くなってしまうことが悩みです。

売掛金管理をどのようにしているか?

今回インタビューした企業は、人材派遣サービスを提供しています。サービスの契約期間は1ヶ月ごとです。契約は自動更新になっています。

固定費+従量課金の料金体系ですが、利用者は予めポイントを前払いで購入することになります。翌月分の料金を当月末に請求する流れです。仮に、追加の請求が発生した場合は、請求書を作り変えて、差し替えます。

入金消込については、インターネットバンキングを目視で確認することにより行っています。

支払期日を過ぎた売掛金の存在については、残高が予定の金額と異なることで気が付きます。

売掛金の支払期日が過ぎていることは非常に大きな問題であるにも関わらず、担当者に依存した形で気付くしかない流れになっていることが大きな課題です。

請求に使っているシステムから請求データをインポートして自動で入金消込できるシステムを利用する

こちらの企業では現在、請求業務に自社の独自システムを利用しています。
そのシステムから請求データをインポートして、自動で入金消込できるシステムを導入することが出来れば、支払期日を過ぎた売掛金の存在にもタイムリーに気付くことができます。

ほとんどの入金消込システムでは、支払期日が過ぎている場合にはアラートが出て通知されるため、担当者に依存することなく未入金の売掛金を確認できます。

支払期日を過ぎた売掛金の督促メールを送れるシステムを利用する

注文管理のシステムと連携することで、支払期日を過ぎた売掛金の督促メールを送れるシステムを利用するという手段もあります。

この場合は、メールの送信履歴を見ることで、支払期日を過ぎた売掛金の存在に気付くことができます。

このメールについては、送信済みフォルダに未読の状態で追加されるようにシステムで設定しておくと、見逃すことがなくなるでしょう。

支払期日前に、リマインダーとして振込お知らせメールを送れるシステムを利用する

また、支払期日後ではなく支払期日の直前に、リマインダーとして、振込お知らせメールを送れるシステムを利用するという手段もあります。

この場合は、メールでお知らせのあった振り込みが、今月確実になされているかをインターネットバンキングでしっかりと確認する必要があります。

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